Le rôle global d’un coordinateur des achats est d’acheter des produits et des services pour son entreprise ou son organisation. Cela peut inclure l’identification et la recherche de fournisseurs potentiels, la préparation de demandes de propositions (RFP) pour les fournisseurs, l’examen des propositions et la négociation des prix et des conditions. Les coordonnateurs des achats reçoivent des demandes de produits ou de services spécifiques nécessaires dans l’organisation, puis obtiennent des devis pour ces produits ou services. Ils préparent et passent les commandes d’achat auprès des fournisseurs et font le suivi des commandes pour s’assurer qu’elles sont reçues.
Recevoir les produits et services à temps est très important pour les organisations, en particulier les fabricants qui comptent sur les fournisseurs pour livrer les pièces afin qu’ils puissent construire leurs propres produits. Le coordinateur des achats doit s’assurer que les fournisseurs livrent à temps et résoudre les problèmes avec les fournisseurs lorsque les expéditions sont en retard. Les coordonnateurs des achats résolvent également les problèmes lorsque les bons de commande sont reçus avec des articles endommagés, des produits de qualité inférieure ou d’autres problèmes. Travailler dans ce rôle peut parfois impliquer d’importants déplacements sur les sites des fournisseurs, en particulier lors de la recherche de fournisseurs et de la négociation de contrats. On attend souvent des coordonnateurs des achats qu’ils aident à réduire les coûts pour leurs organisations en négociant de meilleurs contrats et prix avec les fournisseurs.
Les coordonnateurs des achats peuvent acheter des produits et des services destinés à être utilisés par leurs propres organisations, ou ils peuvent acheter des produits en gros ou au détail pour les revendre. Un coordinateur des achats travaillant pour une grande organisation avec de nombreux acheteurs peut être responsable de domaines d’achat spécifiques, tels que l’élaboration d’appels d’offres ou la passation de commandes. Dans les petites organisations, le coordinateur des achats peut être responsable de toutes les facettes du processus d’achat. Dans les très petites organisations, la fonction d’achat peut être un rôle parmi plusieurs occupés par la même personne.
La gestion des stocks pour l’entreprise ou l’organisation peut être une autre partie du travail de coordinateur des achats, qui peut impliquer l’utilisation de bases de données informatiques pour suivre les niveaux de stock. Prévoir quand et combien acheter peut faire partie de la gestion des niveaux de stock. Les coordonnateurs des achats créent également des rapports de situation et des présentations liés aux achats. Ils peuvent également être chargés de rechercher des moyens d’améliorer les processus et les procédures d’achat. La documentation des processus et des procédures peut également faire partie du rôle du coordinateur des achats.
Les coordonnateurs des achats sont parfois appelés agents d’achat, acheteurs ou autres titres similaires. Devenir coordonnateur des achats peut exiger n’importe où, d’un diplôme d’études secondaires à un baccalauréat, selon les exigences de l’employeur. De bonnes compétences en communication pour négocier des contrats, une forte capacité d’analyse pour choisir les fournisseurs et examiner les conditions contractuelles et de solides capacités de prise de décision sont des qualités importantes pour les coordonnateurs des achats. Être à l’aise avec les chiffres et avoir de bonnes compétences en informatique sont également utiles.