Un gestionnaire de logiciel certifié détient la certification officielle délivrée par la Software and Information Industry Association (SIIA) et gère les licences logicielles d’une entreprise. Il ou elle mène des enquêtes pour s’assurer que l’entreprise respecte les conditions de licence émises par chaque fournisseur de logiciels et apprend les lois spécifiques sur le droit d’auteur pour éviter les problèmes juridiques. Le gestionnaire de logiciel certifié recueille les informations des audits et élabore un plan de gestion du logiciel que l’entreprise peut suivre avec succès. Il est également courant que les professionnels titulaires du titre fassent plus que gérer des logiciels ; par exemple, les responsables des ressources humaines, les administrateurs système et les professionnels du droit peuvent détenir le titre de gestionnaire de logiciels certifié.
L’évaluation des lois locales sur le droit d’auteur et l’examen attentif des accords de licence sont les premières étapes de la gestion des logiciels. Dans les entreprises disposant d’un grand nombre d’ordinateurs, les responsables logiciels certifiés passent une grande partie de leur temps à s’assurer que le système d’exploitation et les applications de chaque ordinateur disposent de licences valides et que les numéros de licence sont utilisés conformément à l’accord de chaque produit. Les types courants de licences logicielles étudiées comprennent les licences réseau, les sharewares, les licences de machines individuelles et les licences d’entreprise. En plus de rechercher des licences invalides, on peut également essayer de réduire les coûts en veillant à ce que l’entreprise utilise le plan de licence le plus abordable possible. Cela inclut de profiter de remises pour les achats de licences en volume et parfois de remplacer l’application actuelle par des alternatives plus abordables.
La création d’un plan de gestion de logiciel structuré est l’une des principales responsabilités d’un gestionnaire de logiciel certifié. Il ou elle crée une politique détaillée qui explique la bonne utilisation des licences logicielles et les méthodes d’application du plan de gestion des logiciels. Le plan identifie les processus spécifiques d’ajout de nouvelles licences, de transfert de licences existantes et de résiliation de licences inutiles et répertorie également les programmes pris en charge par l’organisation. Il doit également indiquer le processus de suppression des logiciels sans licence des ordinateurs.
Les responsables logiciels certifiés utilisent le plan de gestion logicielle comme référence pour le processus d’audit. Ils doivent surveiller en permanence l’utilisation des licences logicielles dans l’organisation pour s’assurer que le plan est réussi, et ils peuvent apporter des mises à jour à la politique si nécessaire. La conformité légale et le coût des logiciels sont surveillés, de sorte que l’on peut rechercher de nouvelles méthodes de licence qui peuvent faire économiser de l’argent à l’entreprise. Le gestionnaire de logiciel certifié doit également communiquer le plan à d’autres et informer les autres des politiques de l’entreprise en matière de gestion des logiciels et des conséquences juridiques et commerciales pouvant découler du non-respect de la politique.