En règle générale, un gestionnaire de propositions aura la responsabilité de gérer toutes les propositions d’une organisation. Cela implique de coordonner le processus de proposition, de préparer les propositions réelles et de présenter des propositions aux clients potentiels. Le gestionnaire de propositions passera un temps considérable à examiner les demandes de propositions (RFP), à confirmer les exigences auprès des clients potentiels, puis à lancer le processus de proposition. Travaillant habituellement sur une date limite, il ou elle sera responsable de déléguer toutes les tâches nécessaires à la réalisation d’une proposition, tout en supervisant la rédaction, l’édition, l’illustration et tous les autres efforts de production associés à la proposition. De plus, il ou elle développera un calendrier de proposition, identifiera les tâches les plus urgentes et assignera les priorités de proposition conformément aux procédures développées en interne.
Une fois qu’un gestionnaire de propositions reçoit un appel d’offres, il ou elle lira l’intégralité du document, en se concentrant sur la compréhension des spécifications et des attentes du client ainsi que sur les délais et le budget pertinents. Au cours du processus d’examen, le gestionnaire de la proposition prendra souvent des notes et notera des questions qu’il clarifiera avec le client avant de commencer. À partir de là, il ou elle établira un plan de proposition, décrira chaque étape de la proposition ainsi que ses exigences, et définira un calendrier jusqu’à la date limite de la proposition. Déléguer des tâches fait partie du processus de planification dans lequel le gestionnaire fera appel à des ressources organisationnelles et sous-traitées ainsi qu’à une expertise pour contribuer à la proposition.
Une supervision efficace est au cœur du travail d’un gestionnaire de proposition, une fois que la proposition est en cours. En guidant tous les membres de l’équipe de proposition, il ou elle diffusera les informations requises et supervisera la production de toutes les pages de proposition, y compris l’esthétique et le contenu écrit. En effectuant des revues périodiques de l’avancement, il s’assurera que la proposition est conforme à la demande du client. À la fin de la première ébauche, le gestionnaire de proposition examinera l’ébauche pour en vérifier l’exactitude et la cohérence ainsi que pour s’assurer que la proposition correspond aux demandes du client. Par la suite, il ou elle retournera le document à l’équipe de proposition pour toutes les révisions avant de le transmettre au client potentiel.
En tant que représentant de l’organisation pour les propositions, le gestionnaire de propositions effectuera également des visites régulières du site pour interagir avec les clients, en plus d’assister aux conférences des soumissionnaires. Sur approbation d’un client concernant une proposition soumise, il ou elle participera également à la finalisation et à la mise en œuvre du contrat. Souvent, cela inclura la négociation des accords définitifs ainsi que l’information de son organisation au démarrage sur le travail proposé. La tenue de réunions du personnel en cas d’échec d’une proposition est également essentielle pour le travail.