Un gestionnaire d’événements est généralement impliqué dans la planification et la supervision d’événements tels que des fêtes, des réceptions et des conventions. Selon la situation professionnelle du gestionnaire d’événements, il peut travailler pour le compte d’un fournisseur, tel qu’un hôtel ou un autre lieu dans lequel des événements sont souvent organisés, ou peut travailler indépendamment d’un fournisseur spécifique. Le niveau de responsabilité assumé par les gestionnaires d’événements varie, mais dans de nombreux cas, ils assument la responsabilité principale de la logistique de l’événement et de la coordination de tous les fournisseurs qui contribueront à l’événement.
Alors que de nombreuses personnes sont en mesure d’organiser de petites fêtes et des réunions sociales dans leur propre maison, la coordination d’événements plus importants, en particulier lorsque plusieurs fournisseurs tiers de biens et de services sont impliqués, peut être un défi important. Un bon gestionnaire d’événements est capable de travailler avec un hôte ou une hôtesse pour comprendre sa vision de l’événement, évaluer le budget et les ressources déjà disponibles, puis sélectionner les fournisseurs appropriés à l’événement. Le jour de l’événement, un responsable d’événement est généralement chargé de s’assurer que les biens et services sont livrés comme promis et que l’événement se déroule sans heurts.
Si un gestionnaire d’événements travaille pour une salle de banquet, un hôtel ou un autre lieu, son rôle peut être légèrement différent de celui d’un gestionnaire d’événements indépendant. De nombreux lieux d’événements ont des politiques strictes concernant l’utilisation de fournisseurs externes, de sorte qu’un organisateur d’événements dans un tel lieu agirait principalement comme une liaison entre la personne ou l’organisation qui souhaite organiser un événement et les fournisseurs approuvés ou internes de la propriété. L’organisateur d’événements pourrait conseiller son client sur les services appropriés nécessaires à l’événement, tels que la restauration, les fleurs, ou même une piste de danse et un DJ. Il s’assurerait également que l’espace du site est correctement aménagé pour l’événement et que les traiteurs et autres fournisseurs et le personnel de soutien s’acquittent de leurs tâches selon les besoins.
Les gestionnaires d’événements indépendants, en revanche, peuvent être chargés d’encore plus de responsabilités. Le responsable de l’événement peut être responsable de la localisation d’un lieu, puis de la négociation du coût de location de l’espace et de ses équipements. Si le lieu autorise des fournisseurs tiers, tels que des traiteurs et des fleuristes, l’organisateur de l’événement peut également être responsable de la commande de nourriture et de décoration pour la salle de l’événement. Comme d’autres types de gestionnaires d’événements, cependant, elle sera également responsable de la coordination sur place le jour de l’événement.