Un économe est un fonctionnaire d’un collège ou d’une université qui est chargé de superviser la facturation et les paiements des étudiants. Il ou elle s’occupe des comptes des étudiants, en émettant des relevés aux étudiants pour les tenir informés de leurs factures impayées, de leurs antécédents de paiement et d’autres problèmes financiers. L’économe supervise généralement un bureau qui comprend un certain nombre d’employés. Il est généralement impossible pour une seule personne de gérer tous les comptes étudiants d’un établissement d’enseignement, car les comptes peuvent devenir assez complexes.
Le poste d’économe, qui signifie « trésorier d’un collège », date des années 1500. Le mot vient du latin boursarius, ou porteur de bourse, faisant référence au fait que les économes détiennent la bourse des établissements pour lesquels ils travaillent et gèrent les comptes des étudiants. Un collège a également généralement un directeur financier qui supervise toutes les questions financières d’un collège, y compris la réception des subventions pour les projets du collège, l’administration de la paie et diverses autres questions.
Le bureau de l’économe suit de près tous les étudiants inscrits ou actuellement en congé d’un établissement d’enseignement. En collaboration avec le bureau d’aide financière, il détermine combien d’argent les étudiants doivent pour les frais de scolarité, le logement, les contrats de restauration, l’assurance maladie et les frais associés. Le bureau de l’économe accepte les fonds des prêteurs étudiants, applique ces paiements au compte impayé de l’étudiant et fournit aux étudiants des chèques de remboursement pour les fonds excédentaires, et il prend également l’argent de la bourse ainsi que les paiements directs des étudiants.
Un compte étudiant individuel peut être très compliqué. Chaque compte débute avec un montant variable à payer, selon la situation de l’élève dans l’école et les types de services scolaires qu’il utilise. Le montant à payer est réduit du montant des fonds que l’économe a reçu au nom de l’étudiant, y compris les décaissements de prêts étudiants et les bourses, pour générer un relevé qui indique soit un solde dû, soit indique que l’étudiant doit un remboursement.
Pour les étudiants avec des soldes substantiels, l’économe peut travailler avec l’étudiant pour développer un plan de paiement, plutôt que d’exiger un solde complet. Les bourses aident également les étudiants avec des questions fiscales, en émettant des formulaires fiscaux qui peuvent être requis par la loi et en aidant les étudiants à accéder aux crédits d’impôt et aux avantages auxquels ils ont droit. Les personnes qui travaillent au bureau de l’économe ont généralement une expérience en comptabilité, couplée à une connaissance des systèmes informatiques utilisés pour suivre les comptes des étudiants, et une connaissance des questions propres à l’éducation, telles que le fonctionnement des prêts étudiants et les avantages fiscaux disponibles pour étudiants.