Un responsable des achats hôteliers négocie les contrats avec les fournisseurs et gère de nombreux éléments des opérations quotidiennes au sein d’un emplacement spécifique ou d’une chaîne d’hôtels. Les candidats à ces emplois doivent généralement avoir suivi un cursus de premier cycle en administration des affaires, en gestion hôtelière ou dans un domaine connexe. De plus, de nombreux employeurs préfèrent embaucher des personnes qui ont déjà travaillé dans le secteur de l’hôtellerie ou de l’accueil.
Les hôtels achètent régulièrement de la nourriture et des boissons aux vendeurs et ces produits alimentaires sont vendus dans les magasins internes ou dans le bar et le restaurant. Le responsable des achats de l’hôtel doit contacter les entreprises de distribution et négocier des accords pour que les commandes groupées de fournitures soient livrées sur le site. Ce faisant, le gestionnaire doit s’assurer que le bâtiment dispose d’un espace d’entreposage suffisant pour contenir ces biens et que les fournitures ne périront pas avant d’être utilisées. Les contrats d’approvisionnement peuvent rester en vigueur pendant des semaines, des mois ou des années et au fil du temps, un responsable des achats d’un hôtel peut tenter de renégocier ces accords si d’autres fournisseurs commencent à proposer des forfaits d’approvisionnement à moindre coût.
Outre les denrées périssables, un responsable des achats d’un hôtel doit également acquérir des biens durables tels que des meubles, du linge de lit et du matériel informatique. Un gestionnaire peut entamer des négociations avec plusieurs entreprises avant de conclure un arrangement en matière d’approvisionnement. Certains types de biens et d’équipements sont achetés rarement, auquel cas les accords d’approvisionnement sont souvent des événements ponctuels. D’autres types de biens durables doivent être remplacés relativement rapidement en raison d’une utilisation intensive, auquel cas le gestionnaire peut conclure un contrat à long terme avec un fournisseur particulier.
Après avoir acheté les produits nécessaires, un responsable doit assurer la liaison avec les responsables du restaurant, du bar et du magasin et fixer les prix des divers produits que les clients de l’hôtel peuvent acheter. Les gérants tentent de fixer des prix compétitifs pour que les clients ne soient pas tentés de quitter le bâtiment et d’acheter les mêmes types de produits auprès des détaillants à proximité. Bien qu’ils tentent de maintenir les prix bas, les gestionnaires doivent également s’assurer que le prix de vente des marchandises est suffisamment élevé pour couvrir le coût d’achat des stocks et d’autres coûts tels que la taxe de vente.
Au sein des grandes chaînes hôtelières, un responsable des achats hôteliers peut présider une équipe d’acheteurs associés dont chacun est chargé de gérer un emplacement ou un type de produit. Les gestionnaires doivent s’assurer que les limites budgétaires globales ne sont pas dépassées. Pour y parvenir, le manager peut devoir passer du temps à coacher ses associés sur les techniques et stratégies de négociation.