De nombreux postes de bureau sont disponibles dans le domaine médical. Un superviseur des dossiers médicaux est chargé d’organiser et de maintenir un service des dossiers médicaux. Il ou elle coordonne toutes les activités du personnel du département, y compris le classement, la facturation, le codage, le service à la clientèle et de nombreux autres projets.
Un superviseur des dossiers médicaux peut planifier les quarts de travail du personnel, embaucher du personnel et former le personnel. Interviewer le personnel potentiel est une composante du travail. L’attribution ou le transfert de tâches et la planification des fonctions quotidiennes d’un bureau sont des tâches typiques que le superviseur est susceptible d’effectuer. Il ou elle travaille généralement avec des codeurs médicaux, des facturiers médicaux et d’autres professionnels de la sphère médicale sur une base régulière.
La supervision de toutes les tâches des employés est une partie fondamentale du travail de superviseur des dossiers médicaux. Il ou elle doit s’efforcer de maintenir à la fois le contrôle de la qualité et le moral des employés sur le lieu de travail. Bien qu’ils aient généralement un diplôme en information sanitaire ou des qualifications supérieures, les superviseurs élaborent souvent leurs propres stratégies pour mener à bien ces tâches.
Comme la plupart des autres emplois médicaux, celui-ci implique un flux constant de paperasse. La documentation des activités quotidiennes, des plaintes, des absences des travailleurs et d’autres problèmes est notée quotidiennement. Des évaluations de performance pour les travailleurs sont effectuées régulièrement. Les superviseurs vérifient généralement les analyses des graphiques et d’autres documents pour les erreurs ainsi que l’opportunité. Ils documentent également diverses irrégularités, telles que des dossiers médicaux incomplets.
Lorsqu’un service des dossiers médicaux fait face à une plainte d’un client, le superviseur des dossiers médicaux est généralement chargé de fournir une résolution. De telles plaintes peuvent découler d’une violation de la loi sur la transférabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie, ou HIPPA. Une violation de la loi HIPAA peut entraîner de graves procédures judiciaires, c’est pourquoi le superviseur doit faire tout ce qui est en son pouvoir pour empêcher qu’un tel événement ne se produise.
En plus de remplir des formulaires, les superviseurs des dossiers médicaux aident souvent à les créer ou à les réviser. Ces développements ou révisions peuvent inclure des modifications générales, l’ajout de nouvelles directives ou lois, ou la génération de documents entièrement nouveaux pour de nouvelles procédures ou de nouveaux médecins. Ils sont également souvent chargés de s’assurer que les lois fédérales, étatiques et des agences en vigueur, ainsi que les réglementations établies par les tiers payeurs, sont toutes respectées au sein d’un établissement.
Au cours des procédures judiciaires, les superviseurs des dossiers médicaux sont parfois chargés de fournir des preuves. Ils peuvent être amenés à déposer des dépositions ou à témoigner de la validité de tout dossier médical en question. Au sein du laboratoire, un superviseur des dossiers médicaux peut superviser les missions de diagnostic, l’enregistrement et les transcriptions effectuées.