Dans un cabinet juridique, une r?ceptionniste de cabinet d’avocats interagit avec les clients, r?dige la correspondance, s’occupe des dossiers et facture les personnes ayant eu recours aux services du cabinet. En tant que visage du cabinet d’avocats, la r?ceptionniste doit effectuer d’autres t?ches telles que garder son espace de travail propre pour repr?senter le cabinet de mani?re positive. Si la r?ceptionniste poss?de ?galement une certification de parajuriste, elle peut fournir un soutien plus direct aux membres du bureau.
Un r?ceptionniste de cabinet d’avocats est g?n?ralement la premi?re personne qu’un client rencontre en entrant, en t?l?phonant ou en envoyant un courrier ?lectronique au cabinet d’avocats. Par la suite, la r?ceptionniste doit r?pondre ou acheminer les appels ou toute autre correspondance, accueillir le client et fournir le plus d’informations possible. Elle peut ?galement diriger les clients vers des rafra?chissements dans le hall, escorter le client jusqu’au bureau de l’avocat ou dire au client combien de temps il faudra attendre pour voir l’avocat si le client n’a pas de rendez-vous. D’excellentes comp?tences en communication sociale et verbale sont indispensables pour ces t?ches.
Une autre t?che qu’une r?ceptionniste de cabinet d’avocats accomplit habituellement est la r?daction de la correspondance. Une partie de la correspondance est assez simple, comme r?pondre ? un e-mail concernant la disponibilit? ou les honoraires du ou des avocats. D’autres correspondances sont beaucoup plus complexes, comme les lettres ? d’autres avocats ou tribunaux. Pour cette correspondance, le r?ceptionniste doit avoir une compr?hension ad?quate de la terminologie juridique et des r?glements.
Dans certains cabinets d’avocats, il est ?galement du devoir de la r?ceptionniste du cabinet d’avocats de cr?er, maintenir et r?cup?rer les dossiers des avocats. Souvent, cela se fait par voie ?lectronique via des bases de donn?es afin d’augmenter l’efficacit? et d’?conomiser de l’espace dans le bureau. Les r?ceptionnistes juridiques doivent donc ?tre ? l’aise avec les ordinateurs et la technologie connexe. Si un avocat a besoin de documents sp?cifiques imprim?s et assembl?s pour r?f?rence et utilisation en dehors du bureau, la r?ceptionniste g?re ?galement ces besoins. Elle devrait ?tre en mesure de le faire rapidement, par exemple si l’avocat doit se pr?cipiter ? une audience du tribunal d’urgence. La plupart des informations contenues dans les fichiers des clients sont confidentielles, de sorte qu’un r?ceptionniste de cabinet d’avocats doit ?tre en mesure de prot?ger les fichiers via des logiciels ou d’autres m?canismes tels que des tiroirs, des armoires ou des serrures de coffre-fort.
Certains avocats s’attendent ?galement ? ce qu’une r?ceptionniste d’un cabinet d’avocats s’occupe des aspects de la facturation. Cela comprend la fourniture de re?us et de factures, la notification aux clients des charges impay?es, l’information des clients sur les m?thodes de paiement accept?es et la cr?ation et le suivi des comptes bancaires ou autres de l’entreprise. Si la r?ceptionniste d?couvre une erreur de facturation, elle doit prendre des mesures pour corriger l’erreur comme ?mettre un ch?que de remboursement ou offrir un cr?dit au client.
? l’instar des autres r?ceptionnistes, un r?ceptionniste de cabinet d’avocats doit accomplir d’autres t?ches qui lui sont attribu?es. Pour les t?ches g?n?rales, cela peut signifier n’importe quoi, comme prendre une tasse de caf? pour un client important ou mettre des d?corations au bureau en vacances. Dans certains cas, les r?ceptionnistes des cabinets d’avocats font ?galement office de parajuristes, auquel cas ils fournissent un soutien plus direct ? l’avocat, accompagnant souvent l’avocat au tribunal et effectuant des recherches de cas primaires.