Dans un cabinet juridique, une réceptionniste de cabinet d’avocats interagit avec les clients, rédige la correspondance, s’occupe des dossiers et facture les personnes ayant eu recours aux services du cabinet. En tant que visage du cabinet d’avocats, la réceptionniste doit effectuer d’autres tâches telles que garder son espace de travail propre pour représenter le cabinet de manière positive. Si la réceptionniste possède également une certification de parajuriste, elle peut fournir un soutien plus direct aux membres du bureau.
Un réceptionniste de cabinet d’avocats est généralement la première personne qu’un client rencontre en entrant, en téléphonant ou en envoyant un courrier électronique au cabinet d’avocats. Par la suite, la réceptionniste doit répondre ou acheminer les appels ou toute autre correspondance, accueillir le client et fournir le plus d’informations possible. Elle peut également diriger les clients vers des rafraîchissements dans le hall, escorter le client jusqu’au bureau de l’avocat ou dire au client combien de temps il faudra attendre pour voir l’avocat si le client n’a pas de rendez-vous. D’excellentes compétences en communication sociale et verbale sont indispensables pour ces tâches.
Une autre tâche qu’une réceptionniste de cabinet d’avocats accomplit habituellement est la rédaction de la correspondance. Une partie de la correspondance est assez simple, comme répondre à un e-mail concernant la disponibilité ou les honoraires du ou des avocats. D’autres correspondances sont beaucoup plus complexes, comme les lettres à d’autres avocats ou tribunaux. Pour cette correspondance, le réceptionniste doit avoir une compréhension adéquate de la terminologie juridique et des règlements.
Dans certains cabinets d’avocats, il est également du devoir de la réceptionniste du cabinet d’avocats de créer, maintenir et récupérer les dossiers des avocats. Souvent, cela se fait par voie électronique via des bases de données afin d’augmenter l’efficacité et d’économiser de l’espace dans le bureau. Les réceptionnistes juridiques doivent donc être à l’aise avec les ordinateurs et la technologie connexe. Si un avocat a besoin de documents spécifiques imprimés et assemblés pour référence et utilisation en dehors du bureau, la réceptionniste gère également ces besoins. Elle devrait être en mesure de le faire rapidement, par exemple si l’avocat doit se précipiter à une audience du tribunal d’urgence. La plupart des informations contenues dans les fichiers des clients sont confidentielles, de sorte qu’un réceptionniste de cabinet d’avocats doit être en mesure de protéger les fichiers via des logiciels ou d’autres mécanismes tels que des tiroirs, des armoires ou des serrures de coffre-fort.
Certains avocats s’attendent également à ce qu’une réceptionniste d’un cabinet d’avocats s’occupe des aspects de la facturation. Cela comprend la fourniture de reçus et de factures, la notification aux clients des charges impayées, l’information des clients sur les méthodes de paiement acceptées et la création et le suivi des comptes bancaires ou autres de l’entreprise. Si la réceptionniste découvre une erreur de facturation, elle doit prendre des mesures pour corriger l’erreur comme émettre un chèque de remboursement ou offrir un crédit au client.
À l’instar des autres réceptionnistes, un réceptionniste de cabinet d’avocats doit accomplir d’autres tâches qui lui sont attribuées. Pour les tâches générales, cela peut signifier n’importe quoi, comme prendre une tasse de café pour un client important ou mettre des décorations au bureau en vacances. Dans certains cas, les réceptionnistes des cabinets d’avocats font également office de parajuristes, auquel cas ils fournissent un soutien plus direct à l’avocat, accompagnant souvent l’avocat au tribunal et effectuant des recherches de cas primaires.