De nombreuses entreprises et organisations ont développé une relation amour/haine avec leurs services téléphoniques. Fournir un accès téléphonique au public peut entraîner une augmentation des ventes ou une communication efficace avec les clients, mais cela signifie également l’ajout d’employés bien formés pour gérer la charge de travail supplémentaire. Une entreprise peut ne pas être en mesure de fonctionner 24 heures sur 7, XNUMX jours sur XNUMX, mais la compagnie de téléphone ne dort jamais. C’est là que les services de réponse téléphonique occupent un créneau vital dans les affaires.
Les premiers services de réponse se sont concentrés principalement sur la prise de messages pour les clients après les heures normales de travail ou pendant les vacances. Un médecin ou un avocat peut, par exemple, engager des services de réponse téléphonique pour gérer les appels d’urgence pendant le week-end. Ces fournisseurs de services de réponse recevraient les appels transférés de la ligne d’affaires du client et établiraient généralement leurs limites en tant que gardiens. Les appels importants peuvent être reliés à un numéro de téléphone de contact, mais d’autres seraient avisés d’appeler le client directement à son retour au bureau.
Maintenant que les services de télécommunication pour les entreprises sont devenus si avancés, le rôle des services de réponse téléphonique a également changé. Les entreprises peuvent désormais « affecter » la plupart de leurs appels entrants de routine à des réceptionnistes téléphoniques professionnels formés pour comprendre leur système. Les appels de références d’emploi, par exemple, peuvent être traités par des services de réponse avec accès aux dossiers des ressources humaines. Les commandes en dehors des heures d’ouverture peuvent également être prises via un programme informatique personnalisé avec des informations de catalogue spécifiques.
Les services de réponse téléphonique peuvent également aider les petites entreprises à paraître plus grandes. Le personnel de la société de services de réponse peut souvent être répertorié comme des associés de l’entreprise du client. Au lieu d’embaucher des représentants commerciaux ou des réceptionnistes supplémentaires, une petite entreprise peut suggérer aux appelants de demander « Sheila ou Bill » à un numéro gratuit préétabli. Les clients peuvent ne jamais se rendre compte que Sheila et Bill travaillent en fait pour une société de services de réponse téléphonique. Certaines sociétés de services de réponse téléphonique formeront même les travailleurs à devenir des représentants des ventes par téléphone actifs pour leurs clients.
Les services de réponse téléphonique varient considérablement en termes de prix et de flexibilité. Un service de réponse téléphonique de base peut ne facturer que quelques dollars par mois, mais les appels téléphoniques peuvent être acheminés par des personnes qui ne connaissent pas les besoins d’un client particulier. Les services de réponse professionnels peuvent généralement personnaliser leurs plans en fonction des besoins du client. Certaines sessions de formation rémunérées peuvent être impliquées avant que les travailleurs affectés puissent prendre en charge les lignes téléphoniques. Les services de réponse haut de gamme peuvent tout fournir, de la messagerie téléphonique à la distribution en passant par la vente par téléphone. Ces prestataires de services font beaucoup de publicité dans les magazines spécialisés et sur Internet. Certains peuvent facturer des frais d’installation substantiels, tandis que d’autres offrent un tarif mensuel fixe pour un numéro sans frais et les services de leurs employés.
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