Plusieurs types de services de réponse téléphonique existent pour aider les professionnels de toutes les industries. Certains services de cette catégorie comprennent les services de réponse automatique, les services en direct, les services de réponse Internet et les centres d’appels. Certaines de ces sociétés peuvent également proposer différents forfaits de services de réponse téléphonique destinés à des entreprises ou à des professions spécifiques, telles que les médecins, les vendeurs et les avocats.
Un service de réponse téléphonique en direct se décline en plusieurs formats. Par exemple, certains services sont dotés de travailleurs à domicile auxquels le client transfère les appels lorsqu’il souhaite être couvert. Dans d’autres cas, le service de réponse en direct emploie une main-d’œuvre plus importante en un seul endroit pour fournir une couverture téléphonique sur les banques téléphoniques. Dans les deux cas, les appels téléphoniques entrants du client reçoivent une réponse d’une manière telle que l’appelant peut croire qu’il ou elle a atteint le bureau du client où une personne vivante est employée comme réceptionniste.
Un centre d’appels est un service de réponse téléphonique mieux adapté pour servir les grandes entreprises avec un volume d’appels entrants très élevé. De plus, lorsqu’une couverture 7 heures sur XNUMX et XNUMX jours sur XNUMX est requise, un centre d’appels fait un choix plus pratique, car de nombreux services plus petits n’offrent pas cette fonctionnalité. Les centres d’appels emploient un personnel plus important qui travaille par équipes pour fournir une couverture XNUMX heures sur XNUMX aux clients. Certaines entreprises ont des centres d’appels dans le cadre de leur propre organisation, tandis que d’autres embauchent des entreprises extérieures à cette fin.
Tous les services de réponse téléphonique ne disposent pas d’une personne en direct répondant aux appels. Certains services sont automatisés, utilisant soit des applications logicielles, soit la technologie Internet. Bien qu’ils n’offrent pas l’avantage de donner aux appelants l’impression d’un membre du personnel en direct au bureau, ces services ont tendance à être nettement moins chers que les services de réponse avec personnel. De plus, comme les appelants laissent un message vocal enregistré, la possibilité d’erreurs dans la communication diminue considérablement. Certains de ces services envoient également un e-mail ou un SMS instantané au client l’informant qu’un message vocal vient de lui être laissé, incitant le professionnel à vérifier les messages dès que l’occasion se présente.
Certains types de services de réponse téléphonique disposent d’un personnel spécialement formé et orienté vers certaines industries. Par exemple, un médecin peut avoir besoin d’un service de réponse téléphonique qui embauche des personnes ayant un certain niveau de connaissance de la terminologie médicale de base. D’autres professions qui pourraient bénéficier de l’utilisation d’un service téléphonique spécialisé comprennent les avocats et les professionnels de la vente.