Il existe des compétences essentielles pour une réceptionniste qui souhaite être embauchée dans un environnement de bureau et réussir dans son travail. Les compétences interpersonnelles sont de loin parmi les plus importantes ; étant donné que le réceptionniste interagira avec un certain nombre de personnes différentes chaque jour et représentera l’entreprise, il est absolument essentiel qu’il soit amical et professionnel. En outre, la capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois est également très importante, car les réceptionnistes peuvent être occupés à répondre aux téléphones, aux e-mails et à parler aux personnes en personne à un moment donné. La capacité d’utiliser des équipements de bureau tels que des systèmes téléphoniques, des ordinateurs et des télécopieurs sont également des compétences essentielles pour une personne occupant un poste de réceptionniste.
L’essentiel du travail d’un réceptionniste consistera à répondre au téléphone et à aider les personnes qui entrent dans une entreprise, quel que soit le type d’entreprise. Par conséquent, les compétences interpersonnelles et de bonnes capacités de communication sont parmi les compétences les plus importantes pour un réceptionniste. Il ou elle doit avoir une voix et un comportement agréables au téléphone, et toujours être amical, poli et professionnel. La capacité d’engager les gens dans la conversation est également importante, en plus d’une connaissance approfondie de l’entreprise afin de répondre aux questions rapidement et avec précision.
Les capacités multitâches sont également des compétences importantes pour une réceptionniste. La plupart des réceptionnistes seront très occupés tout au long de la journée, répondant aux téléphones qui sonnent, s’occupant des personnes qui viennent au bureau et effectuant d’autres tâches de bureau sur l’ordinateur. Beaucoup sont également responsables de tâches telles que la planification de réunions, la commande de déjeuners ou la préparation de certains rapports. En conséquence, ces capacités multitâches vont de pair avec d’excellentes capacités d’organisation. Une réceptionniste doit être capable de rester organisée et de maîtriser certaines tâches sans rappels constants ni instructions de la part des supérieurs dans un bureau.
De plus, certaines compétences générales de bureau pour une réceptionniste sont également nécessaires. Les réceptionnistes et les assistants de bureau doivent savoir comment utiliser les systèmes téléphoniques multilignes, les ordinateurs et certains types de logiciels de bureau tels que les programmes de traitement de texte et de tableur, ainsi que d’autres outils comme une photocopieuse et un télécopieur. La plupart des réceptionnistes devraient être capables de taper un certain nombre de mots par minute et faire preuve d’une grande attention aux détails pour détecter les erreurs. Dans certaines régions du monde, les réceptionnistes multilingues sont très recherchés pour fournir un excellent service client à l’ensemble de la clientèle. Certains employeurs peuvent exiger d’autres compétences dans l’offre d’emploi, mais ce sont les plus courantes.