Il existe des comp?tences essentielles pour une r?ceptionniste qui souhaite ?tre embauch?e dans un environnement de bureau et r?ussir dans son travail. Les comp?tences interpersonnelles sont de loin parmi les plus importantes ; ?tant donn? que le r?ceptionniste interagira avec un certain nombre de personnes diff?rentes chaque jour et repr?sentera l’entreprise, il est absolument essentiel qu’il soit amical et professionnel. En outre, la capacit? ? effectuer plusieurs t?ches ? la fois est ?galement tr?s importante, car les r?ceptionnistes peuvent ?tre occup?s ? r?pondre aux t?l?phones, aux e-mails et ? parler aux personnes en personne ? un moment donn?. La capacit? d’utiliser des ?quipements de bureau tels que des syst?mes t?l?phoniques, des ordinateurs et des t?l?copieurs sont ?galement des comp?tences essentielles pour une personne occupant un poste de r?ceptionniste.
L’essentiel du travail d’un r?ceptionniste consistera ? r?pondre au t?l?phone et ? aider les personnes qui entrent dans une entreprise, quel que soit le type d’entreprise. Par cons?quent, les comp?tences interpersonnelles et de bonnes capacit?s de communication sont parmi les comp?tences les plus importantes pour un r?ceptionniste. Il ou elle doit avoir une voix et un comportement agr?ables au t?l?phone, et toujours ?tre amical, poli et professionnel. La capacit? d’engager les gens dans la conversation est ?galement importante, en plus d’une connaissance approfondie de l’entreprise afin de r?pondre aux questions rapidement et avec pr?cision.
Les capacit?s multit?ches sont ?galement des comp?tences importantes pour une r?ceptionniste. La plupart des r?ceptionnistes seront tr?s occup?s tout au long de la journ?e, r?pondant aux t?l?phones qui sonnent, s’occupant des personnes qui viennent au bureau et effectuant d’autres t?ches de bureau sur l’ordinateur. Beaucoup sont ?galement responsables de t?ches telles que la planification de r?unions, la commande de d?jeuners ou la pr?paration de certains rapports. En cons?quence, ces capacit?s multit?ches vont de pair avec d’excellentes capacit?s d’organisation. Une r?ceptionniste doit ?tre capable de rester organis?e et de ma?triser certaines t?ches sans rappels constants ni instructions de la part des sup?rieurs dans un bureau.
De plus, certaines comp?tences g?n?rales de bureau pour une r?ceptionniste sont ?galement n?cessaires. Les r?ceptionnistes et les assistants de bureau doivent savoir comment utiliser les syst?mes t?l?phoniques multilignes, les ordinateurs et certains types de logiciels de bureau tels que les programmes de traitement de texte et de tableur, ainsi que d’autres outils comme une photocopieuse et un t?l?copieur. La plupart des r?ceptionnistes devraient ?tre capables de taper un certain nombre de mots par minute et faire preuve d’une grande attention aux d?tails pour d?tecter les erreurs. Dans certaines r?gions du monde, les r?ceptionnistes multilingues sont tr?s recherch?s pour fournir un excellent service client ? l’ensemble de la client?le. Certains employeurs peuvent exiger d’autres comp?tences dans l’offre d’emploi, mais ce sont les plus courantes.