La fonction d’un registraire d’entreprise dépend du contexte dans lequel le titre est utilisé. Il y a deux applications ordinaires du titre. Un registraire des sociétés est l’entité gouvernementale qui autorise les créations d’entreprises et réglemente les entités autorisées jusqu’à leur dissolution officielle. Les registraires des sociétés peuvent également être des institutions financières qui sont embauchées par des sociétés pour tenir un registre de la propriété de leurs actions et obligations en circulation à des fins de tenue de registres et pour empêcher la société d’émettre plus d’actions autorisées. Dans les deux cas, le registraire de l’entreprise fonctionne principalement comme un archiviste de l’information pour suivre la liste d’enregistrement actuelle.
Dans les pays avec des secteurs d’activité privés, tels que les États-Unis, le Royaume-Uni et le Canada, le registraire des sociétés est l’agence gouvernementale qui autorise les entreprises à opérer. C’est l’endroit où les sociétés déposent leurs statuts constitutifs pour lancer officiellement la société et où d’autres types d’entités déposent leurs documents de constitution. Ces agences sont des bureaux d’enregistrement parce qu’elles conservent les archives publiques des entités commerciales autorisées au sein d’une juridiction. En règle générale, un membre du public peut contacter le bureau du registraire pour déterminer le statut de l’enregistrement d’une entreprise.
Les registraires du gouvernement gèrent également les obligations de déclaration annuelle des entreprises et fournissent des services administratifs, tels que le traitement des modifications apportées à l’enregistrement d’une entreprise, la fourniture de copies de documents et la certification du statut d’une entreprise. Le registraire des sociétés dans ce contexte gère également la dissolution des sociétés et raye l’autorité d’une société de faire des affaires dans la juridiction du dossier lorsqu’elle ferme ses portes. Aux États-Unis, par exemple, chaque État a un registraire d’entreprise, qui est généralement le secrétaire d’État. Les travailleurs de la division commerciale du bureau du secrétaire effectuent une série de tâches administratives qui maintiennent le dossier public des entités commerciales enregistrées.
L’autre utilisation courante du titre de registraire des sociétés est la nomination d’une institution financière pour tenir le registre des titres en circulation d’une société. Techniquement, une société peut nommer n’importe qui pour maintenir ce dossier. Dans de nombreuses petites entreprises, par exemple, le secrétaire du conseil d’administration peut se voir confier cette tâche et ce titre. Pour les grandes sociétés avec des millions d’actions en circulation, cependant, la seule approche pratique consiste à demander à un spécialiste de conserver le dossier de propriété.
Les institutions financières qui fonctionnent comme registraires d’entreprise gardent une trace des noms et adresses des propriétaires actuels d’actions et d’obligations. Chaque fois qu’un titre change de mains, le changement est capturé et enregistré. Ces institutions travaillent main dans la main avec les courtiers et les commerçants pour recueillir ces informations pour le dossier. Bien que le registre tenu par le registraire des sociétés ne détermine pas la propriété, il permet à la société d’envoyer des avis importants aux propriétaires comme l’exigent les organismes de réglementation. L’institution financière garde également une trace du nombre total d’actions en circulation, de sorte que la société n’émet pas plus d’actions que ce qui est autorisé.