Les différents types de logiciels de répondeur sont principalement définis par les fonctionnalités qu’ils offrent. Ceux-ci incluent la longueur du message que le logiciel est capable d’enregistrer et la qualité audio qui est parfois nettement meilleure que ce qui est possible avec un répondeur standard. Certains logiciels sont également capables de trier les messages entrants dans divers dossiers pour les hiérarchiser. Encore d’autres logiciels ont une fonction de télécopie incluse.
Le principe de base consistant à utiliser un logiciel au lieu d’une machine physique pour répondre aux appels téléphoniques et enregistrer les messages offre de nombreux avantages. Le logiciel du répondeur est capable de manipuler les données entrantes d’une manière qu’un répondeur dédié ne peut pas. L’interface consistant à utiliser un logiciel réel au lieu d’une machine avec seulement quelques boutons offre également l’avantage de pouvoir interagir de manière plus complexe. Avec le développement des appels voix sur protocole Internet (VoIP), un répondeur logiciel devient une option encore plus attrayante.
L’une des fonctionnalités les plus efficaces de tous les logiciels de répondeur est la capacité d’enregistrer autant de données audio qu’un périphérique de stockage peut en contenir. La qualité audio pourrait même être meilleure, car les données numériques ne se dégradent pas avec le temps comme le ferait une cassette. Avoir un enregistrement numérique d’un message signifie également que la lecture peut être contrôlée, permettant à l’auditeur de sauter un message ou de l’archiver pour une écoute ultérieure.
Une autre caractéristique de certains types de logiciels de répondeur est la possibilité de trier les messages entrants dans des dossiers spéciaux. Cela permet aux messages d’appelants inconnus d’être placés dans un dossier, tandis que les appels d’amis connus peuvent être placés dans un autre, permettant à l’utilisateur de prioriser ce qui doit être écouté en premier. Certains logiciels permettent même de recevoir et de trier des messages texte et image.
Selon le type de connexion Internet, certains types de logiciels de répondeur peuvent être configurés pour envoyer des alertes à d’autres appareils ou comptes de messagerie. Le logiciel peut prendre un message, puis envoyer une alerte par e-mail à une adresse e-mail professionnelle avec les détails de l’appelant et de la durée du message. Il peut même inclure la possibilité d’envoyer des messages texte via une interface Web.
Il existe des types spécifiques de logiciels de répondeur qui tentent d’être plus qu’un simple logiciel d’enregistrement. Cela peut inclure un programme qui dispose également d’une reconnaissance vocale, permettant de naviguer dans les commandes exclusivement via des commandes vocales. Certains programmes intègrent également une fonction de numérotation téléphonique afin qu’une fois un message écouté, le numéro de téléphone puisse être rappelé sur demande pour lancer un appel.
Il existe également des types de logiciels de répondeur qui intègrent d’autres options, comme la possibilité de recevoir une transmission de fax. Le même type de logiciel peut également inclure la possibilité d’envoyer un fax. En intégrant les capacités d’un répondeur, l’accès à une ligne téléphonique en direct et la puissance d’un logiciel informatique entièrement personnalisable, il existe une combinaison illimitée de fonctionnalités qui peuvent être utilisées par un logiciel de répondeur.