Les assistants administratifs effectuent un large éventail de tâches de secrétariat pour faciliter la fluidité de l’organisation et de la productivité dans un environnement professionnel ou axé sur les affaires, généralement dans un bureau. Cependant, la plupart des emplois d’assistant administratif nécessitent des compétences et un niveau de professionnalisme qui vont bien au-delà du rôle typique des secrétaires. Comme son titre l’indique, les tâches principales des assistants administratifs sont en grande partie liées à l’administration de l’entreprise ou de l’organisation dans le but d’aider les cadres supérieurs et les cadres.
Pourtant, la plupart des emplois d’assistant administratif impliquent un certain degré de tâches de bureau, telles que répondre au téléphone, prendre des rendez-vous, taper de la correspondance, classer, etc. Ils peuvent également être tenus d’inventorier et de commander des fournitures de bureau, de tenir des registres comptables, et d’autres tâches banales nécessaires à la gestion de base du bureau. Cependant, on s’attend généralement à ce que les assistants administratifs soient tout aussi compétents dans l’utilisation d’une variété de logiciels et de systèmes de bases de données, ainsi que dans la démonstration de compétences exceptionnelles en communication et en gestion de projet. À cet égard, de nombreux postes d’assistant administratif impliquent d’assumer des responsabilités plus importantes, telles que la coordination de salons professionnels, la conduite de présentations et la création de divers supports marketing.
De nombreux emplois d’assistant administratif nécessitent des connaissances et des compétences pertinentes dans un domaine spécialisé. Par exemple, certains assistants administratifs remplissent une double fonction en tant que secrétaires de direction, secrétaires médicales ou assistantes juridiques. Les tâches de base de la bonne gestion d’un bureau restent les mêmes, mais ces postes impliquent également des compétences spécifiques à l’industrie, telles que l’analyse de données, l’enregistrement des antécédents de patients ou la rédaction de documents juridiques. Des postes d’assistant administratif supplémentaires qui nécessitent une spécialisation existent dans l’immobilier, les assurances, la recherche et le développement, le gouvernement, l’éducation et bien d’autres marchés.
De manière générale, il n’y a pas de niveau standard de formation ou d’éducation au-delà d’un diplôme d’études secondaires qui est requis pour devenir un adjoint administratif. En fait, de nombreuses personnes se préparent pour le poste en persévérant dans la formation en cours d’emploi dans divers types de bureaux et en gravissant les échelons sur une période de temps. Cependant, il existe des certifications professionnelles disponibles pour les emplois d’assistant administratif, au moins aux États-Unis. Par exemple, l’Association internationale des professionnels de l’administration offre la désignation de Certified Administrative Professional (CAP). D’autres organisations proposent des formations et des certifications relatives à certaines professions, telles que les certifications de secrétaire juridique agréé (ALS) et de secrétaire juridique professionnel (PLS) offertes par l’Association nationale des secrétaires juridiques.