Les secr?taires peuvent avoir une gamme de t?ches en fonction de leur lieu de travail, mais en g?n?ral, ils sont charg?s du bon fonctionnement des bureaux en effectuant un m?lange de t?ches administratives et de gestion de bas niveau. Ces professionnels r?pondent g?n?ralement au t?l?phone et ? la correspondance par courrier ?lectronique et g?rent les syst?mes de classement?; ils peuvent ?galement trier le courrier, organiser des r?unions et coordonner les communications entre les bureaux. Dans la plupart des cas, le travail est consid?r? comme un niveau d’entr?e, ce qui signifie qu’aucune comp?tence ou qualification particuli?re n’est requise pour r?ussir. Tout de m?me, il y a g?n?ralement de la place pour l’avancement. Les personnes avec beaucoup de potentiel ou d’exp?rience se retrouvent souvent en lice pour des emplois de plus en plus prestigieux avec des salaires de plus en plus ?lev?s.
Les emplois d’assistant administratif, de commis et d’assistant personnel sont g?n?ralement inclus dans ce cadre. Tous ces postes sont administratifs et tous se concentrent g?n?ralement sur la paperasserie et la gestion ?lectronique des documents. L’une des seules exceptions est le niveau gouvernemental ou d’autres ?secr?taires? officiels, tels que le secr?taire ? la D?fense ou le secr?taire au Tr?sor. Bien que ces titres puissent sugg?rer une fonction purement de bas niveau, les fonctionnaires dans ces r?les sont g?n?ralement de rang assez ?lev? et font g?n?ralement peu ou pas de travail administratif ou de bureau eux-m?mes.
Talents cl?ricaux
La gestion de bureau est l’une des t?ches de secr?tariat les plus importantes. Cette cat?gorie de travail peut ?tre assez large, mais implique presque toujours des t?ches administratives et de bureau. Les secr?taires g?rent g?n?ralement les documents de bureau, qui comprennent l’envoi et la r?ception de courrier, la cr?ation et l’organisation de syst?mes de classement et la gestion de la correspondance. Dans la plupart des contextes, des comp?tences en informatique et en traitement de texte sont essentielles.
R?pondre aux appels t?l?phoniques est ?galement une partie importante du travail dans la plupart des endroits. Les secr?taires sont souvent les premi?res personnes ? qui les clients et les clients parleront lorsqu’ils appellent une entreprise. ? ce titre, de bonnes mani?res et un comportement courtois sont g?n?ralement requis. Les professionnels doivent g?n?ralement faire preuve de beaucoup de tact lorsqu’ils prennent des messages, mettent des appelants en attente ou r?pondent ? des questions de base.
Ordonnancement et calendrier
Dans de nombreux contextes, le personnel administratif est charg? de g?rer les calendriers de bureau ainsi que les calendriers individuels des employ?s. Ils sont souvent charg?s de planifier les r?unions et les rendez-vous et de surveiller les conflits et les doubles r?servations. Cette t?che est particuli?rement prononc?e dans des endroits comme les cabinets m?dicaux o? les patients appellent constamment pour des rendez-vous, mais peut se produire partout o? les employ?s de haut niveau sont ?en demande?. M?me s’il s’agit simplement de planifier une r?union pour le d?jeuner ou d’organiser des r?servations pour le d?ner, les secr?taires sont g?n?ralement les premi?res personnes vers lesquelles les cadres et les gestionnaires se tournent pour obtenir de l’aide.
T?ches de gestion
En plus d’avoir des comp?tences de bureau, le personnel administratif doit ?tre un gestionnaire de temps et de personnes. Ils doivent anticiper les besoins du personnel de bureau, r?soudre rapidement les probl?mes internes et travailler efficacement pour coordonner et rassembler diff?rentes personnes. D’excellentes comp?tences relationnelles sont vraiment importantes, en particulier lorsqu’il s’agit de g?rer les cadres et les autres membres importants du personnel. Une grande partie du travail peut ?tre ? en coulisses ?, les secr?taires anticipant les besoins et les demandes de leurs sup?rieurs avant m?me que les demandes ne soient faites.
Position dans la hi?rarchie du personnel
Dans la plupart des bureaux, les secr?taires sont consid?r?es comme quelque peu inf?rieures et se situent presque toujours au bas de la hi?rarchie du bureau. Ils rel?vent g?n?ralement ? la fois des cadres interm?diaires et sup?rieurs, et ils doivent g?n?ralement aider tout le monde de la m?me mani?re. Cependant, les grandes entreprises et les bureaux ont souvent des pools de secr?tariat complets, auquel cas une hi?rarchie plus nuanc?e ?merge. Dans ces contextes, certains travailleurs peuvent ?tre charg?s de t?ches subalternes comme classer et r?pondre aux appels t?l?phoniques, tandis que d’autres peuvent g?rer les horaires et interagir avec le personnel de rang sup?rieur. L’avancement dans ces bureaux d?pend g?n?ralement du temps et de l’exp?rience.
Certains des travaux les plus prestigieux qu’une secr?taire puisse obtenir se situent dans le domaine de l’assistance personnelle. De nombreux cadres sup?rieurs et dirigeants d’entreprise ont des administrateurs d?vou?s dont toute la vie professionnelle est consacr?e au soin et ? la gestion de l’emploi du temps d’un dirigeant. Ce type de secr?taire doit g?n?ralement travailler de longues heures et faire face ? des demandes et des demandes parfois impr?visibles, mais est souvent parmi les mieux pay?s et les plus respect?s de la profession.
Exigences de formation et de scolarit?
Diff?rents employeurs ont des exigences diff?rentes quant ? la formation de leurs secr?taires. Dans certains cas, un dipl?me d’?tudes secondaires ou l’?quivalent est tout ce qui est n?cessaire, tandis que dans d’autres, des certifications ou des dipl?mes en secr?tariat sont pr?f?rables. Les coll?ges communautaires et les ?coles professionnelles proposent fr?quemment des programmes o? les ?tudiants int?ress?s peuvent apprendre les tenants et aboutissants du traitement de texte et de la gestion de bureau. Suivre ce type de cours est souvent une bonne id?e m?me si ce n’est pas strictement obligatoire, car cela peut aider une application ? se d?marquer et peut donner aux nouvelles recrues une longueur d’avance en mati?re d’exp?rience.
Circonstances sp?ciales : Secr?taires officiels et de gouvernement
Le terme ? secr?taire ? peut ne pas toujours s’attacher ? un administrateur de bureau. Dans certains cas, en particulier ceux impliquant des hauts fonctionnaires du gouvernement, la d?signation peut ?tre utilis?e ? titre honorifique pour indiquer la gestion d’un vaste secteur d’affaires. Les fonctionnaires qui dirigent des d?partements ou supervisent les principales divisions gouvernementales peuvent utiliser des titres de secr?taire, mais leurs emplois ne doivent pas ?tre confondus avec des r?les de gestion de bureau plus courants.