Les secrétaires peuvent avoir une gamme de tâches en fonction de leur lieu de travail, mais en général, ils sont chargés du bon fonctionnement des bureaux en effectuant un mélange de tâches administratives et de gestion de bas niveau. Ces professionnels répondent généralement au téléphone et à la correspondance par courrier électronique et gèrent les systèmes de classement ; ils peuvent également trier le courrier, organiser des réunions et coordonner les communications entre les bureaux. Dans la plupart des cas, le travail est considéré comme un niveau d’entrée, ce qui signifie qu’aucune compétence ou qualification particulière n’est requise pour réussir. Tout de même, il y a généralement de la place pour l’avancement. Les personnes avec beaucoup de potentiel ou d’expérience se retrouvent souvent en lice pour des emplois de plus en plus prestigieux avec des salaires de plus en plus élevés.
Les emplois d’assistant administratif, de commis et d’assistant personnel sont généralement inclus dans ce cadre. Tous ces postes sont administratifs et tous se concentrent généralement sur la paperasserie et la gestion électronique des documents. L’une des seules exceptions est le niveau gouvernemental ou d’autres «secrétaires» officiels, tels que le secrétaire à la Défense ou le secrétaire au Trésor. Bien que ces titres puissent suggérer une fonction purement de bas niveau, les fonctionnaires dans ces rôles sont généralement de rang assez élevé et font généralement peu ou pas de travail administratif ou de bureau eux-mêmes.
Talents cléricaux
La gestion de bureau est l’une des tâches de secrétariat les plus importantes. Cette catégorie de travail peut être assez large, mais implique presque toujours des tâches administratives et de bureau. Les secrétaires gèrent généralement les documents de bureau, qui comprennent l’envoi et la réception de courrier, la création et l’organisation de systèmes de classement et la gestion de la correspondance. Dans la plupart des contextes, des compétences en informatique et en traitement de texte sont essentielles.
Répondre aux appels téléphoniques est également une partie importante du travail dans la plupart des endroits. Les secrétaires sont souvent les premières personnes à qui les clients et les clients parleront lorsqu’ils appellent une entreprise. À ce titre, de bonnes manières et un comportement courtois sont généralement requis. Les professionnels doivent généralement faire preuve de beaucoup de tact lorsqu’ils prennent des messages, mettent des appelants en attente ou répondent à des questions de base.
Ordonnancement et calendrier
Dans de nombreux contextes, le personnel administratif est chargé de gérer les calendriers de bureau ainsi que les calendriers individuels des employés. Ils sont souvent chargés de planifier les réunions et les rendez-vous et de surveiller les conflits et les doubles réservations. Cette tâche est particulièrement prononcée dans des endroits comme les cabinets médicaux où les patients appellent constamment pour des rendez-vous, mais peut se produire partout où les employés de haut niveau sont «en demande». Même s’il s’agit simplement de planifier une réunion pour le déjeuner ou d’organiser des réservations pour le dîner, les secrétaires sont généralement les premières personnes vers lesquelles les cadres et les gestionnaires se tournent pour obtenir de l’aide.
Tâches de gestion
En plus d’avoir des compétences de bureau, le personnel administratif doit être un gestionnaire de temps et de personnes. Ils doivent anticiper les besoins du personnel de bureau, résoudre rapidement les problèmes internes et travailler efficacement pour coordonner et rassembler différentes personnes. D’excellentes compétences relationnelles sont vraiment importantes, en particulier lorsqu’il s’agit de gérer les cadres et les autres membres importants du personnel. Une grande partie du travail peut être « en coulisses », les secrétaires anticipant les besoins et les demandes de leurs supérieurs avant même que les demandes ne soient faites.
Position dans la hiérarchie du personnel
Dans la plupart des bureaux, les secrétaires sont considérées comme quelque peu inférieures et se situent presque toujours au bas de la hiérarchie du bureau. Ils relèvent généralement à la fois des cadres intermédiaires et supérieurs, et ils doivent généralement aider tout le monde de la même manière. Cependant, les grandes entreprises et les bureaux ont souvent des pools de secrétariat complets, auquel cas une hiérarchie plus nuancée émerge. Dans ces contextes, certains travailleurs peuvent être chargés de tâches subalternes comme classer et répondre aux appels téléphoniques, tandis que d’autres peuvent gérer les horaires et interagir avec le personnel de rang supérieur. L’avancement dans ces bureaux dépend généralement du temps et de l’expérience.
Certains des travaux les plus prestigieux qu’une secrétaire puisse obtenir se situent dans le domaine de l’assistance personnelle. De nombreux cadres supérieurs et dirigeants d’entreprise ont des administrateurs dévoués dont toute la vie professionnelle est consacrée au soin et à la gestion de l’emploi du temps d’un dirigeant. Ce type de secrétaire doit généralement travailler de longues heures et faire face à des demandes et des demandes parfois imprévisibles, mais est souvent parmi les mieux payés et les plus respectés de la profession.
Exigences de formation et de scolarité
Différents employeurs ont des exigences différentes quant à la formation de leurs secrétaires. Dans certains cas, un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est tout ce qui est nécessaire, tandis que dans d’autres, des certifications ou des diplômes en secrétariat sont préférables. Les collèges communautaires et les écoles professionnelles proposent fréquemment des programmes où les étudiants intéressés peuvent apprendre les tenants et aboutissants du traitement de texte et de la gestion de bureau. Suivre ce type de cours est souvent une bonne idée même si ce n’est pas strictement obligatoire, car cela peut aider une application à se démarquer et peut donner aux nouvelles recrues une longueur d’avance en matière d’expérience.
Circonstances spéciales : Secrétaires officiels et de gouvernement
Le terme « secrétaire » peut ne pas toujours s’attacher à un administrateur de bureau. Dans certains cas, en particulier ceux impliquant des hauts fonctionnaires du gouvernement, la désignation peut être utilisée à titre honorifique pour indiquer la gestion d’un vaste secteur d’affaires. Les fonctionnaires qui dirigent des départements ou supervisent les principales divisions gouvernementales peuvent utiliser des titres de secrétaire, mais leurs emplois ne doivent pas être confondus avec des rôles de gestion de bureau plus courants.