Un assistant administratif peut avoir de nombreuses tâches différentes dans un bureau, en fonction d’un certain nombre de facteurs, notamment la taille du bureau et le nombre d’autres employés. Cependant, de nombreuses tâches d’assistant administratif sont les mêmes dans tous les contextes. Celles-ci incluront, au niveau le plus élémentaire, l’assistance à votre employeur dans les tâches de bureau quotidiennes.
En règle générale, les tâches d’assistant administratif comprennent des tâches telles que répondre aux téléphones et transférer les appels, prendre des rendez-vous, répondre aux questions, accueillir les clients ou les clients lorsqu’ils arrivent au bureau et maintenir l’apparence du bureau propre et bien rangé. D’autres tâches peuvent inclure le remplissage ou la préparation de documents, le classement de documents, le tri du courrier et la tenue de dossiers. Les assistants administratifs doivent généralement toujours maîtriser divers logiciels de traitement de texte et de budgétisation. De bonnes compétences en informatique sont donc généralement requises, ainsi que la capacité de taper au moins 50 mots par minute.
L’adjoint administratif est généralement la première personne que la plupart des gens voient lorsqu’ils entrent dans le bureau, il est donc important d’être amical, courtois et professionnel. La discrétion et le respect sont d’autres traits de personnalité importants. Un assistant administratif interagit avec de nombreuses personnes tout au long de la journée lorsqu’il accepte des appels, envoie des documents ou des colis importants ou assiste des clients. La capacité à effectuer plusieurs tâches est donc essentielle. Dans un bureau plus grand, un plus grand nombre de tâches d’assistant administratif peut être nécessaire.
Certaines de ces tâches supplémentaires peuvent inclure la supervision d’autres employés, la coordination et l’organisation des réunions du personnel, le maintien d’un budget de bureau, l’inventaire et la commande de fournitures de bureau, et l’assurance que toutes les tâches nécessaires sont terminées à temps. Un adjoint administratif peut également être responsable de l’embauche et de la formation du nouveau personnel de bureau et du maintien d’un horaire pour les autres membres du bureau. Les assistants administratifs peuvent également être invités à apprendre à gérer des tâches spécifiques à l’industrie pour les employeurs tels que les cabinets d’avocats, les cabinets médicaux ou les banques.
Un bon assistant administratif sera celui qui peut jongler avec les multiples tâches de l’assistant administratif tout en s’assurant que tout le travail est terminé à temps. Certains assistants administratifs sont des assistants généraux pour l’ensemble du bureau, tandis que d’autres se spécialisent dans des domaines spécifiques, tels que la finance ou le marketing. Une carrière en tant qu’assistant administratif peut être lucrative et gratifiante, et offre généralement de nombreux avantages tels que des avantages pour la santé et des heures relativement stables. Un adjoint administratif peut travailler à temps plein ou à temps partiel, selon les besoins du bureau.