Un directeur adjoint administratif supervise le rendement au travail des adjoints administratifs en milieu de travail. Les adjoints administratifs effectuent une variété de tâches de bureau, y compris des tâches de réceptionniste et de bureau. Les directeurs adjoints administratifs supervisent la formation des nouveaux adjoints administratifs, attribuent leurs tâches, établissent les horaires du personnel, collectent les feuilles de temps des employés et effectuent diverses autres tâches qui assurent le bon fonctionnement des bureaux.
Les directeurs adjoints administratifs travaillent généralement dans de grands bureaux au sein d’hôpitaux, d’écoles, de cabinets d’avocats et d’entreprises. Ces types d’opérations à grande échelle nécessitent généralement plusieurs assistants administratifs parmi le personnel, et ces employés nécessitent une certaine surveillance. Par exemple, une université peut avoir un ou plusieurs adjoints administratifs par département. Les directeurs adjoints administratifs peuvent être appelés à superviser des groupes de départements ou à gérer les activités de tous les assistants sur le campus.
Un directeur adjoint administratif peut également exercer ses fonctions en ligne, à titre virtuel. Cette approche est particulièrement utile lorsqu’une entreprise ou une agence a des bureaux à plusieurs endroits. Les directeurs adjoints administratifs virtuels doivent généralement maîtriser la communication en ligne pour pouvoir travailler de manière efficace et efficiente en tant qu’employés en télétravail.
Le cheminement vers un poste de directeur adjoint administratif suit généralement l’un des deux cours. De nombreux directeurs adjoints administratifs ont commencé comme adjoints administratifs, secrétaires ou chefs de bureau. Au fur et à mesure que les entreprises pour lesquelles ils travaillent se développent ou que des postes s’ouvrent par attrition, ils peuvent être promus au statut de cadre en reconnaissance de leurs compétences organisationnelles, de leur productivité et de leur capacité à superviser les autres. Un chemin moins typique vers une carrière de directeur adjoint administratif est plus rationalisé. Les écoles professionnelles, les collèges communautaires et certaines universités proposent des programmes spécialement conçus pour enseigner les connaissances et les compétences nécessaires à un diplômé pour obtenir un poste de directeur adjoint administratif sans gravir les échelons de l’emploi.
Afin de superviser les assistants administratifs, que ce soit sur place ou via une connexion Internet ou intranet, un directeur adjoint administratif doit bien connaître les tâches de son personnel. Il s’agit souvent de taper, de classer, de répondre à des téléphones multilignes et de diffuser des informations officielles. D’autres tâches consistent à commander des fournitures, à tenir l’inventaire et à entretenir le matériel de bureau, comme les copieurs et les imprimantes. Les directeurs adjoints administratifs forment et instruisent également les assistants sur les directives de sécurité et l’étiquette appropriée des employés.
Un directeur adjoint administratif gagne généralement plus qu’un adjoint administratif, principalement en raison des responsabilités supplémentaires du travail. En plus de la capacité d’exercer toutes les fonctions d’un assistant administratif, un gestionnaire doit être capable de se conformer et de mettre en œuvre les exigences et réglementations en matière de ressources humaines, de collecter et de diffuser les données pertinentes, d’interviewer, d’embaucher et de licencier des employés, et de créer des horaires de travail et de vacances. Certains directeurs adjoints administratifs agissent également comme secrétaires privés de cadres, ainsi que comme chefs de bureau.
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