La planification d’un séminaire est le processus d’organisation de toutes les activités nécessaires pour organiser un séminaire réussi. Ces séminaires peuvent durer quelques heures ou plusieurs jours. Les conseils pour une planification efficace des séminaires incluent la création d’un périmètre de travail clairement défini, la création d’un plan d’urgence, le choix des fournisseurs avec soin, le maintien d’un équilibre entre les activités et la réalisation d’un examen post-événement.
Une portée des travaux est un document ou une série de documents qui détaillent toutes les exigences d’un projet. Ce type de document est essentiel pour une planification de séminaire efficace car il permet d’éviter des problèmes et des dépenses imprévues. L’étendue des travaux d’un séminaire doit inclure les exigences en matière d’espace de réunion, de divertissement, de restauration et de technologie ainsi que les exigences en matière d’assurance et d’hébergement, si nécessaire. Il peut également inclure des informations sur les conférenciers et leurs dépenses et exigences associées.
Bien qu’une étendue de travail complète puisse aider à créer un événement sans heurts, des problèmes inattendus peuvent toujours survenir. Une partie souvent négligée, mais importante de la planification d’un séminaire est la planification d’urgence. Ce processus implique l’analyse de l’ensemble du plan, l’identification des points les plus probables où quelque chose pourrait mal tourner et l’élaboration d’un plan pour faire face aux éventuels problèmes. Par exemple, si le plan comprend un dîner avec un DJ et une soirée dansante, le planificateur doit préparer une liste de DJ alternatifs dans une gamme de prix similaire afin d’être prêt au cas où le DJ sous contrat échouerait.
Choisir soigneusement les fournisseurs peut aider à relever de nombreux défis traditionnellement associés à la planification de séminaires. Les planificateurs doivent comparer les prix et la qualité de plusieurs fournisseurs et peuvent souhaiter demander des références de leurs meilleurs choix. Pour les fournisseurs tels que les traiteurs, il est également judicieux d’exiger une preuve d’assurance responsabilité civile. Les organisateurs de séminaires conservent souvent une liste des fournisseurs qui ont bien performé dans le passé afin qu’ils puissent utiliser ces fournisseurs pour des événements futurs.
La planification efficace d’un séminaire requiert également un sens de l’équilibre. Toutes les activités nécessaires, telles que les cours, les événements de divertissement et les pauses, doivent être prises en considération afin d’utiliser efficacement le temps disponible. Les séances longues devraient inclure des pauses toilettes ou téléphoniques et devraient se tenir à proximité des installations nécessaires. Il faut prévoir suffisamment de temps entre les activités pour permettre aux participants de se rendre d’une zone à l’autre sans rien manquer.
La planification d’un séminaire commence souvent par l’analyse post-événement d’un séminaire précédent. Cela est particulièrement vrai pour les événements récurrents ou annuels. L’analyse des réussites et des échecs d’un séminaire peut fournir des informations précieuses qui faciliteront le déroulement des futurs séminaires.