La planification d’un s?minaire est le processus d’organisation de toutes les activit?s n?cessaires pour organiser un s?minaire r?ussi. Ces s?minaires peuvent durer quelques heures ou plusieurs jours. Les conseils pour une planification efficace des s?minaires incluent la cr?ation d’un p?rim?tre de travail clairement d?fini, la cr?ation d’un plan d’urgence, le choix des fournisseurs avec soin, le maintien d’un ?quilibre entre les activit?s et la r?alisation d’un examen post-?v?nement.
Une port?e des travaux est un document ou une s?rie de documents qui d?taillent toutes les exigences d’un projet. Ce type de document est essentiel pour une planification de s?minaire efficace car il permet d’?viter des probl?mes et des d?penses impr?vues. L’?tendue des travaux d’un s?minaire doit inclure les exigences en mati?re d’espace de r?union, de divertissement, de restauration et de technologie ainsi que les exigences en mati?re d’assurance et d’h?bergement, si n?cessaire. Il peut ?galement inclure des informations sur les conf?renciers et leurs d?penses et exigences associ?es.
Bien qu’une ?tendue de travail compl?te puisse aider ? cr?er un ?v?nement sans heurts, des probl?mes inattendus peuvent toujours survenir. Une partie souvent n?glig?e, mais importante de la planification d’un s?minaire est la planification d’urgence. Ce processus implique l’analyse de l’ensemble du plan, l’identification des points les plus probables o? quelque chose pourrait mal tourner et l’?laboration d’un plan pour faire face aux ?ventuels probl?mes. Par exemple, si le plan comprend un d?ner avec un DJ et une soir?e dansante, le planificateur doit pr?parer une liste de DJ alternatifs dans une gamme de prix similaire afin d’?tre pr?t au cas o? le DJ sous contrat ?chouerait.
Choisir soigneusement les fournisseurs peut aider ? relever de nombreux d?fis traditionnellement associ?s ? la planification de s?minaires. Les planificateurs doivent comparer les prix et la qualit? de plusieurs fournisseurs et peuvent souhaiter demander des r?f?rences de leurs meilleurs choix. Pour les fournisseurs tels que les traiteurs, il est ?galement judicieux d’exiger une preuve d’assurance responsabilit? civile. Les organisateurs de s?minaires conservent souvent une liste des fournisseurs qui ont bien perform? dans le pass? afin qu’ils puissent utiliser ces fournisseurs pour des ?v?nements futurs.
La planification efficace d’un s?minaire requiert ?galement un sens de l’?quilibre. Toutes les activit?s n?cessaires, telles que les cours, les ?v?nements de divertissement et les pauses, doivent ?tre prises en consid?ration afin d’utiliser efficacement le temps disponible. Les s?ances longues devraient inclure des pauses toilettes ou t?l?phoniques et devraient se tenir ? proximit? des installations n?cessaires. Il faut pr?voir suffisamment de temps entre les activit?s pour permettre aux participants de se rendre d’une zone ? l’autre sans rien manquer.
La planification d’un s?minaire commence souvent par l’analyse post-?v?nement d’un s?minaire pr?c?dent. Cela est particuli?rement vrai pour les ?v?nements r?currents ou annuels. L’analyse des r?ussites et des ?checs d’un s?minaire peut fournir des informations pr?cieuses qui faciliteront le d?roulement des futurs s?minaires.