La messagerie vocale est un type de programme de messagerie où l’on peut enregistrer un message en parlant dans un microphone sur un ordinateur, un smartphone ou un ordinateur de poche et l’envoyer à n’importe qui via un client de messagerie traditionnel. Le destinataire n’a alors qu’à ouvrir le message et à allumer ses haut-parleurs pour entendre le message vocal. C’est pratique pour les personnes qui ne sont pas capables de taper en raison d’un handicap, ou qui ont simplement besoin d’envoyer beaucoup d’e-mails et qui veulent gagner du temps.
La messagerie vocale supprime également une partie de l’ambiguïté inhérente à un message électronique. Il est difficile de traduire le ton d’un message à l’écran, et souvent les gens sont offensés ou contrariés par quelque chose écrit dans un message électronique qui n’était pas censé être offensant. Les e-mails où l’on peut réellement entendre le message prononcé par l’expéditeur sont beaucoup plus susceptibles d’être compris comme prévu.
Les logiciels de messagerie vocale sont relativement simples. Ils sont installés sur l’ordinateur, puis liés à une adresse e-mail traditionnelle. Lorsque l’utilisateur est prêt à rédiger un e-mail, il appuie simplement sur un bouton « enregistrer » sur l’écran de l’ordinateur et commence à parler dans le microphone. L’utilisateur peut mettre en pause ou redémarrer l’enregistrement selon ses besoins, et certains programmes permettent à l’utilisateur d’assembler différents morceaux audio.
Lorsque l’utilisateur a terminé l’enregistrement, le logiciel compresse le fichier audio en un petit fichier, généralement un fichier .MP3, .WAV ou .GSM. Le fichier son est enregistré et joint à l’e-mail, où des commentaires supplémentaires peuvent être écrits si vous le souhaitez. Ces types de fichiers peuvent être lus par presque tous les ordinateurs, ainsi que les téléphones portables et autres appareils audio. Très peu de connaissances techniques sont nécessaires pour utiliser l’un de ces logiciels.
L’e-mail vocal est ensuite envoyé au destinataire ou au groupe de destinataires. Lorsqu’il le reçoit, il lui suffit de cliquer sur « play » et d’allumer les haut-parleurs pour écouter le message électronique. Il peut ensuite taper un e-mail traditionnel en réponse ou, s’il a installé le logiciel, enregistrer un autre e-mail vocal pour répondre. Les fichiers peuvent ensuite être enregistrés et rejoués selon les besoins. De plus, certains logiciels sont capables d’utiliser des fonctionnalités de synthèse vocale pour convertir le fichier audio parlé en un fichier texte. Pour tous ceux qui souhaitent gagner du temps lors de la rédaction et de l’envoi d’e-mails, un logiciel de messagerie vocale peut être un excellent choix, même s’il présente l’inconvénient d’être plus difficile à modifier en cas d’erreur.