La messagerie vocale virtuelle est un type d’outil de communication qui permet de créer et d’utiliser un compte de messagerie vocale dans un environnement en ligne. Avec ce type particulier de solution, il n’y a pas besoin d’un répondeur ou d’un système téléphonique de bureau avec capacité de messagerie vocale. Au lieu de cela, le compte de messagerie vocale virtuelle est configuré pour se connecter à un serveur distant où les messages entrants sont stockés. Avec la plupart des applications, il est possible d’accéder à ces messages et de les consulter à l’aide d’un téléphone équipé d’un service à touches, ou de tout ordinateur ou appareil portable doté d’une capacité Internet.
Avec les services de messagerie vocale virtuelle offerts par un certain nombre de fournisseurs aujourd’hui, la fonction de base du service implique la possibilité de rediriger les appels entrants vers le service de messagerie vocale, si l’appel n’est pas répondu dans un nombre de sonneries prédéterminé. L’appelant est accueilli et a la possibilité de laisser un message. Une fois le message enregistré et l’appelant déconnecté, le système générera une notification par e-mail au client. En règle générale, le message comprendra des données de base, telles que la date et l’heure à laquelle le message a été laissé. Des systèmes de messagerie vocale virtuelle plus avancés peuvent inclure des informations telles que les données d’identification de l’appelant liées au message, y compris le numéro de téléphone de l’appelant.
Tout message capturé à l’aide de la messagerie vocale virtuelle peut être récupéré de plusieurs manières. Une approche consiste à utiliser un téléphone pour appeler le serveur hébergeant le service de messagerie vocale, entrer les codes d’accès appropriés et écouter les messages en utilisant des invites entrées dans le clavier à touches du téléphone. Une autre stratégie consiste à se connecter à un site en ligne associé au service de messagerie vocale et à écouter un flux audio du message sur Internet.
L’utilisation de la messagerie vocale virtuelle à des fins professionnelles est une décision intelligente, car ce type d’outil de communication peut être très pratique dans un certain nombre de cas. Les employés qui voyagent reçoivent une notification en temps opportun d’un message laissé dans la messagerie vocale et peuvent utiliser la méthode la plus pratique pour accéder au message. Dans le même temps, si le système téléphonique d’une entreprise est endommagé ou rendu inutilisable pendant un certain temps, les appels entrants peuvent être dirigés directement vers les comptes de messagerie vocale virtuels des employés clés. À partir de là, les employés peuvent utiliser des téléphones mobiles pour récupérer les messages et répondre par e-mails ou utiliser des services de téléphonie mobile pour se connecter avec les appelants.