Le rapprochement des comptes clients est un type de tâche de tenue de livres qui nécessite de comparer soigneusement la documentation papier liée aux transactions de comptes clients avec les écritures réellement effectuées dans les registres comptables. Cette approche permet d’identifier les écarts éventuels et de les corriger dans le cadre d’un rapprochement global des écritures comptables. La fréquence à laquelle ce type d’activité a lieu varie d’une entreprise à l’autre, mais est généralement menée sur une base mensuelle ou au moins trimestrielle.
Comme tout type de rapprochement comptable, le rapprochement des comptes clients a pour objectif de localiser tous les problèmes pouvant empêcher les données affichées dans les enregistrements comptables de s’équilibrer avec d’autres documents. Cela impliquera souvent de revenir à tous les documents relatifs aux créances pour la période considérée. Par exemple, le rapprochement peut impliquer de comparer des dépôts bancaires ou des créances à des dates spécifiques pour s’assurer que le montant déposé est le même que le montant inscrit sur les factures des clients. Dans le même temps, le processus exigera également de s’assurer que les paiements sur ces factures correspondent aux montants indiqués sur le compte client dans les créances.
Dans de nombreux cas, un rapprochement des comptes clients permet d’identifier les erreurs courantes qui peuvent survenir lors de la comptabilisation des paiements reçus des clients ou même de la préparation des dépôts bancaires de ces comptes clients. En comparant étroitement les pièces justificatives, il est possible de déterminer si des numéros ont été transposés ou si un paiement n’a pas été imputé sur la bonne facture impayée. Bon nombre des problèmes identifiés au cours de ce type de rapprochement peuvent être corrigés avec peu d’effort, ce qui donne des créances parfaitement exactes et entièrement rapprochées.
Choisir d’effectuer un rapprochement des comptes clients sur une base régulière peut grandement profiter à l’entreprise, certaines entreprises choisissant d’effectuer un rapprochement quotidien ou hebdomadaire. Même avec une petite entreprise, prendre le temps d’effectuer le rapprochement tous les mois environ permettra d’économiser beaucoup de temps et de ressources, tout en permettant d’identifier tout processus comptable douteux qui pourrait avoir lieu. En supposant que le rapprochement soit effectué plusieurs fois par année civile, il est souvent plus facile de noter les écarts, de les rechercher et enfin de les réconcilier avec relativement peu de difficulté. Effectuer un rapprochement des comptes clients juste avant un audit est souvent une bonne idée, car le processus signifie des livres sans erreur, ce qui aidera l’audit à être simple et facile à gérer.