Le système d’information sur les ressources humaines, plus communément appelé système SIRH, est une base de données conçue pour permettre le suivi de toutes sortes d’informations relatives au personnel. Étant donné que le système SIRH peut être personnalisé pour s’adapter à n’importe quel nombre de besoins en ressources humaines, il est possible d’adapter le système à n’importe quelle entreprise ou secteur d’activité. Le système SIRH est capable d’effectuer des tâches telles que l’identification et le suivi des contacts avec les candidats, la conservation des données essentielles sur le statut de chaque employé de l’entreprise et, en général, la facilité de gestion du processus de gestion des ressources humaines.
L’un des aspects les plus attrayants du système SIRH est la facilité de personnalisation. Il est possible de rendre le système aussi complet que l’employeur le souhaite. Ceci est accompli en identifiant et en ajoutant des modules spécifiques au système et en activant les fonctionnalités associées à chaque module. Par exemple, si le système SIRH doit garder une trace des fonctions de formation pour les nouvelles recrues et les employés actuels, le module logiciel de planification permet de planifier le programme de formation global et également de garder une trace de qui a participé et terminé avec succès chaque section du programme .
Le système SIRH est capable de gérer tous les types de fonctions de ressources humaines. Les capacités commencent dès le processus d’embauche, ce qui facilite le suivi des candidats depuis la soumission de la candidature initiale jusqu’à l’offre d’emploi. En ce qui concerne le reporting des employés, le SIRH peut conserver des informations sur les évaluations des employés, les demandes de transfert vers un autre service ou une demande interne de promotion. Ces types de capacités de rapport permettent à un utilisateur du système SIRH d’accéder et de revoir l’historique complet d’un employé donné depuis le moment de la candidature jusqu’à toutes les promotions, évaluations et augmentations de salaire. Le système peut même être utilisé pour identifier les récompenses de productivité attribuées à l’employé, ainsi que toutes les primes qui peuvent être dues à l’employé à la suite de sa participation à un programme de mérite.
Il n’est pas nécessaire d’activer tous les modules du système SIRH lors de la configuration initiale. Au fur et à mesure que l’entreprise grandit et que l’éventail des fonctions des ressources humaines commence à s’étendre, il est possible d’activer des modules supplémentaires en fonction des besoins. Cela permet au système de grandir avec l’entreprise et de continuer à simplifier le processus de gestion des ressources humaines même si l’entreprise se développe.