Lorsqu’il s’agit de gérer les informations sur les soins de santé, les médecins et les techniciens de laboratoire utilisent une variété de méthodes pour enregistrer les soins des patients et les notes de laboratoire pour référence ultérieure dans les dossiers médicaux. L’une de ces méthodes est l’utilisation d’un C-phone, qui est un appareil d’enregistrement numérique accessible à distance par téléphone afin d’enregistrer des paroles. C’est un moyen efficace pour les médecins et autres professionnels de la santé d’enregistrer des informations en toute sécurité afin qu’elles puissent être consultées par les transcripteurs et transférées sur des copies papier via un équipement de dictée et de transcription.
Le C-phone tire son nom de la façon dont les notes enregistrées sont transmises du téléphone à un appareil d’enregistrement numérique. Un coupleur, qui est un cordon spécial qui relie un système téléphonique à un système d’enregistrement numérique, est l’origine du « C » de C-phone. Le coupleur permet également au médecin ou au technicien de laboratoire d’enregistrer des notes via un système de dictée centralisée dans un hôpital ou un laboratoire ou sur un réseau téléphonique sécurisé externalisé géré par un service de transcription.
Le fonctionnement d’un téléphone C est en fait assez simple. Un médecin ou un professionnel de laboratoire compose un numéro spécial qui le connecte au service de dictée. Une fois que la ligne téléphonique accepte l’appel, généralement grâce à un code spécial inséré dans le clavier du téléphone, le coupleur connecte la ligne téléphonique au dispositif de dictée numérique et les notes médicales vocales peuvent être saisies. Pendant l’appel, l’appelant a la possibilité de sauvegarder, d’examiner et de supprimer des sections des notes stockées numériquement. À la fin de l’appel, l’appelant appuie simplement sur un code pour mettre fin à la session d’enregistrement ou raccroche pour se déconnecter.
Actuellement, les téléphones C sont gérés au moyen d’un système informatisé qui peut gérer plusieurs lignes téléphoniques entrant simultanément. Alors que les appelants peuvent se voir attribuer un numéro spécial à appeler ou un code unique à leur compte, d’autres autorisent jusqu’à dix lignes entrant dans un ordinateur qui stocke les notes de cas des patients dans des fichiers numériques individuels. Ces fichiers sont stockés en toute sécurité sur un serveur unique auquel seul le personnel autorisé, tel que d’autres membres du personnel médical ou des transcripteurs, peut accéder.
Avec l’essor de la technologie de téléphonie mobile, la gestion des enregistrements à distance via les téléphones C est en train de devenir la méthode préférée d’enregistrement des enregistrements par de nombreux professionnels dans un large éventail de secteurs. Les médecins aiment utiliser ce système en raison de sa commodité et de sa manière efficace d’enregistrer les soins aux patients. En outre, d’autres professionnels tels que les avocats, les agents des forces de l’ordre et les administrateurs généraux des entreprises peuvent utiliser une certaine forme de technologie C-phone lors de l’enregistrement de réunions, d’audiences et de notes de cas pour un traitement ultérieur par des transcripteurs qualifiés.