Un grand livre des comptes fournisseurs est une liste de comptes contenant des informations relatives aux sommes dues aux vendeurs, aux fournisseurs et à d’autres entreprises. Les entreprises utilisent ce grand livre pour séparer les obligations financières à court terme de la majeure partie de leur grand livre. Les entreprises peuvent avoir plusieurs comptes financiers différents dans leur grand livre des comptes fournisseurs, selon la taille de leur entreprise. Les grandes entreprises emploient généralement des commis comptables pour gérer les informations de leurs comptes fournisseurs.
Les comptes fournisseurs sont un processus très cyclique dans le système comptable de l’entreprise. Les commis comptables doivent souvent passer au crible de grandes quantités de paperasse lors de la gestion du grand livre des comptes fournisseurs. Les documents de comptes fournisseurs externes comprennent les factures des fournisseurs ou des fournisseurs, les factures mensuelles et autres documents demandant le paiement de biens ou de services. Les informations provenant de ces documents externes sont contenues dans le livre des comptes fournisseurs de la société. La plupart des entreprises fixent des dates d’échéance de paiement pour ces documents externes. Les contrôleurs et les superviseurs comptables exécuteront des calendriers à partir du système de comptabilité fournisseurs de l’entreprise pour déterminer quelles factures nécessitent actuellement un paiement.
Les entreprises utilisent également des documents internes pour gérer les informations des comptes fournisseurs. Les bons de commande sont le document interne le plus courant relatif au système de comptabilité fournisseurs de l’entreprise. Les bons de commande contiennent des informations spécifiques concernant les achats autorisés de biens ou de services. Ces informations sont contenues dans le grand livre des comptes fournisseurs de l’entreprise afin que les commis comptables puissent faire correspondre les factures des fournisseurs aux bons de commande. Faire correspondre les factures des fournisseurs aux bons de commande internes garantit que l’entreprise dispose de tous les documents nécessaires pour comparer et examiner les éléments des comptes fournisseurs. Les bons de commande représentent également un contrôle interne pour faire correspondre la quantité d’articles reçus, les montants en dollars pour les produits et d’autres informations correspondent aux informations préalablement convenues.
Le grand livre général de l’entreprise comprendra généralement un total agrégé du grand livre des comptes fournisseurs de l’entreprise. Les informations contenues dans le grand livre général de l’entreprise sont utilisées pour créer les états financiers d’une entreprise. Plutôt que d’inclure de grandes quantités d’informations relatives aux opérations commerciales, les entreprises utilisent des livres auxiliaires (tels que les comptes fournisseurs) pour conserver des informations détaillées en dehors du grand livre général. Les entreprises prépareront des états financiers à la fin de chaque période comptable sur la base des informations contenues dans le grand livre.
Les informations sur les comptes fournisseurs sont inscrites au bilan de l’entreprise. Étant donné que les comptes créditeurs sont un passif financier, le compte portera normalement un solde créditeur. Les comptes avec des soldes créditeurs en comptabilité sont inclus dans les informations de passif de l’entreprise sur leur bilan. Les comptes créditeurs sont un passif à court terme et seront généralement répertoriés dans le passif à court terme de l’entreprise. Les intervenants commerciaux externes comparent souvent les obligations financières à court terme d’une entreprise aux actifs à court terme. Cette comparaison aidera les parties prenantes à déterminer si l’entreprise dispose de suffisamment d’argent pour les comptes débiteurs afin de payer leurs comptes créditeurs.