Un programme de conformité est un programme avec un ensemble de règles créées par une entreprise pour décrire les moyens permettant à l’entreprise d’opérer légalement conformément aux normes et réglementations gouvernementales. La plupart des pays et régions n’ont pas d’agence unique qui crée ces normes pour toutes les entreprises, choisissant plutôt d’avoir une ou plusieurs agences qui régissent le créneau particulier d’une entreprise. Pour permettre à l’entreprise de rester plus facilement dans les limites légales, une équipe de conformité est généralement utilisée pour lire les nouvelles normes et élaborer ou mettre à jour le programme de conformité. Le non-respect ou le non-respect de ce programme peut entraîner des sanctions, voire un arrêt complet de l’entreprise par le gouvernement.
Presque toutes les entreprises, indépendamment de ce qu’elles produisent ou font, ont des normes et des lois qui doivent être respectées si l’entreprise veut opérer légalement. Par exemple, les industries de l’imprimerie doivent limiter la quantité de produits chimiques organiques volatils (COV) qu’elles utilisent, les industries alimentaires doivent respecter les directives d’assainissement et les fabricants doivent respecter les normes des droits de l’homme. Pour aider à se conformer à ces règles, un programme de conformité décrit ce que les employés et les gestionnaires doivent faire pour empêcher l’entreprise de risquer d’être non conforme. Alors que le gouvernement établit les règles et règlements, il appartient généralement à l’entreprise d’élaborer sa propre politique de conformité.
Une majorité de pays et de régions ont de nombreuses agences différentes qui créent des normes. La plupart des entreprises ne doivent prêter attention qu’à une ou deux agences, en particulier celles qui contrôlent le créneau de l’entreprise. Par exemple, une entreprise américaine qui transforme des aliments doit faire attention aux réglementations de la Food and Drug Administration (FDA). Il peut également y avoir des agences commerciales générales qui président toutes ou plusieurs entreprises.
Les propriétaires d’entreprise sont libres de consulter les règles et réglementations gouvernementales, mais il s’agit généralement d’un travail à temps plein, de sorte que les propriétaires embauchent généralement une équipe de conformité. Cette équipe est généralement composée de personnes qui comprennent le langage juridique et savent quelles agences vérifier les nouvelles réglementations. Si une nouvelle réglementation est adoptée ou si une réglementation existante est modifiée, cette équipe modifie le programme de conformité afin que l’entreprise continue de suivre les règles.
Si une entreprise ne parvient pas à établir ou à adhérer à un programme de conformité, cela peut causer des problèmes majeurs. Le meilleur des cas est généralement des amendes légères et peut-être un avertissement. Le non-respect de réglementations plus strictes peut entraîner la fermeture forcée de l’entreprise par le gouvernement, soit de manière permanente, soit jusqu’à ce que l’entreprise soit en mesure de satisfaire aux réglementations.