La r?daction d’un plan de gestion des t?ches implique la d?finition d’objectifs, la liste des priorit?s, la planification et la conception de plans alternatifs pour faire face ? des probl?mes impr?vus. Chaque domaine du plan doit ?tre clairement d?fini afin de fournir un plan pour les activit?s visant ? respecter les d?lais et ? terminer le travail assign?. Un plan de gestion des t?ches peut inclure une documentation des progr?s ? chaque ?tape d’un projet pour ?valuer si les objectifs sont atteints. Il doit ?galement d?terminer les ressources n?cessaires et permettre de rendre compte des r?sultats.
La premi?re ?tape de la r?daction d’un plan de gestion des t?ches d?finit le travail n?cessitant une attention particuli?re. Il d?finit ?galement des d?lais pour chaque t?che par jour, semaine ou mois. La partie du plan relative ? l’?tablissement d’objectifs d?crit les t?ches ? accomplir au cours de chaque p?riode. Cette liste d’attentes peut inclure une section sur les probl?mes qui pourraient interf?rer avec les d?lais et sur la fa?on dont ces probl?mes peuvent ?tre trait?s.
Une liste de priorit?s maintient g?n?ralement un projet organis? et donne aux employ?s un moyen de d?terminer les t?ches qui n?cessitent une attention imm?diate. Les t?ches urgentes d?finissent le travail qui doit ?tre g?r? imm?diatement, comme les appels t?l?phoniques et les visiteurs qui viennent. Les t?ches importantes peuvent inclure la planification d’une r?union ou d’une pr?sentation ? venir qui aura un impact sur l’entreprise. Des emplois consid?r?s comme urgents et importants peuvent appara?tre dans une situation de crise. Les t?ches sans importance comprennent g?n?ralement la visite de coll?gues ou la participation ? des affaires personnelles au travail.
La planification de chaque t?che repr?sente un autre composant de la r?daction d’un plan de gestion des t?ches. Des ?ch?anciers doivent ?tre cr??s pour chaque travail n?cessaire ? la r?alisation de l’ensemble du projet. Ces d?lais doivent ?tre r?alistes et tenir compte des ressources financi?res et humaines disponibles. Les ressources peuvent varier selon le projet, dans les limites des contraintes budg?taires. Un plan de gestion des t?ches doit analyser les ressources n?cessaires et d?terminer si l’entreprise est pr?te ? investir dans des ressources pour respecter les d?lais.
Des plans de sauvegarde peuvent ?tre con?us pour faire face aux probl?mes inattendus qui surviennent. Les plans de gestion des t?ches devraient pr?voir des strat?gies alternatives pour faire face aux ?v?nements impr?vus. Ces plans alternatifs pr?parent les employ?s ? g?rer rapidement les probl?mes sans avoir ? red?finir les objectifs ou ? d?finir de nouvelles priorit?s.
Une fois le plan de gestion des t?ches r?dig?, il doit ?tre partag? avec des coll?gues qui travailleront ensemble sur le projet. Si le plan appelle ? d?l?guer des t?ches ? diff?rents coll?gues ou ? diff?rents services au sein de l’organisation, ces probl?mes peuvent ?tre clarifi?s en discutant du plan. Ce processus garantit que tout le monde travaille ? partir du m?me plan pour atteindre les objectifs.
La derni?re ?tape de la pr?paration d’un plan de gestion des t?ches implique une m?thode de suivi des progr?s, en particulier sur les grands projets d?compos?s en sous-t?ches. En surveillant les progr?s, les superviseurs peuvent identifier les domaines qui ont besoin de plus de ressources pour maintenir le travail sur la bonne voie. Ils peuvent ?galement d?couvrir des points faibles par service ou par employ?, o? le travail s’enl?ve.
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