La rédaction d’un plan de gestion des tâches implique la définition d’objectifs, la liste des priorités, la planification et la conception de plans alternatifs pour faire face à des problèmes imprévus. Chaque domaine du plan doit être clairement défini afin de fournir un plan pour les activités visant à respecter les délais et à terminer le travail assigné. Un plan de gestion des tâches peut inclure une documentation des progrès à chaque étape d’un projet pour évaluer si les objectifs sont atteints. Il doit également déterminer les ressources nécessaires et permettre de rendre compte des résultats.
La première étape de la rédaction d’un plan de gestion des tâches définit le travail nécessitant une attention particulière. Il définit également des délais pour chaque tâche par jour, semaine ou mois. La partie du plan relative à l’établissement d’objectifs décrit les tâches à accomplir au cours de chaque période. Cette liste d’attentes peut inclure une section sur les problèmes qui pourraient interférer avec les délais et sur la façon dont ces problèmes peuvent être traités.
Une liste de priorités maintient généralement un projet organisé et donne aux employés un moyen de déterminer les tâches qui nécessitent une attention immédiate. Les tâches urgentes définissent le travail qui doit être géré immédiatement, comme les appels téléphoniques et les visiteurs qui viennent. Les tâches importantes peuvent inclure la planification d’une réunion ou d’une présentation à venir qui aura un impact sur l’entreprise. Des emplois considérés comme urgents et importants peuvent apparaître dans une situation de crise. Les tâches sans importance comprennent généralement la visite de collègues ou la participation à des affaires personnelles au travail.
La planification de chaque tâche représente un autre composant de la rédaction d’un plan de gestion des tâches. Des échéanciers doivent être créés pour chaque travail nécessaire à la réalisation de l’ensemble du projet. Ces délais doivent être réalistes et tenir compte des ressources financières et humaines disponibles. Les ressources peuvent varier selon le projet, dans les limites des contraintes budgétaires. Un plan de gestion des tâches doit analyser les ressources nécessaires et déterminer si l’entreprise est prête à investir dans des ressources pour respecter les délais.
Des plans de sauvegarde peuvent être conçus pour faire face aux problèmes inattendus qui surviennent. Les plans de gestion des tâches devraient prévoir des stratégies alternatives pour faire face aux événements imprévus. Ces plans alternatifs préparent les employés à gérer rapidement les problèmes sans avoir à redéfinir les objectifs ou à définir de nouvelles priorités.
Une fois le plan de gestion des tâches rédigé, il doit être partagé avec des collègues qui travailleront ensemble sur le projet. Si le plan appelle à déléguer des tâches à différents collègues ou à différents services au sein de l’organisation, ces problèmes peuvent être clarifiés en discutant du plan. Ce processus garantit que tout le monde travaille à partir du même plan pour atteindre les objectifs.
La dernière étape de la préparation d’un plan de gestion des tâches implique une méthode de suivi des progrès, en particulier sur les grands projets décomposés en sous-tâches. En surveillant les progrès, les superviseurs peuvent identifier les domaines qui ont besoin de plus de ressources pour maintenir le travail sur la bonne voie. Ils peuvent également découvrir des points faibles par service ou par employé, où le travail s’enlève.
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