Un répondeur automatique est un appareil qui répond aux téléphones et enregistre les messages des appelants si un humain ne répond pas d’abord au téléphone dans un délai ou un nombre de sonneries défini. De telles machines nécessitent généralement que le propriétaire du téléphone enregistre un message qui sera lu à l’appelant si la machine répond au téléphone. Bien que les premiers répondeurs enregistraient les messages sur des bandes, la plupart des répondeurs modernes utilisent un stockage numérique à semi-conducteurs. Il convient toutefois de noter qu’un système de « messagerie vocale », qui est couramment utilisé pour laisser des messages aux utilisateurs de téléphones portables, n’est pas considéré comme un répondeur automatique, car il s’agit généralement d’un système en réseau plutôt que d’un appareil connecté au téléphoner. De plus, les machines automatisées sont parfois conçues non pas pour enregistrer des messages, mais pour transférer les appelants à la bonne personne.
Les répondeurs personnels ont tendance à exister exclusivement dans le but d’enregistrer des messages lorsque l’on manque un appel. Le message enregistré du propriétaire du téléphone indique généralement quelque chose de similaire à « Bonjour, c’est John. Je suis désolé de ne pas avoir pu me rendre au téléphone. Veuillez laisser un message et je vous répondrai dès que possible. Dans certains cas, de telles machines permettent au propriétaire du téléphone d’appeler son numéro personnel et d’écouter les messages à distance, mais la fonctionnalité a tendance à ne pas s’étendre bien au-delà.
De nombreuses entreprises, en revanche, utilisent des répondeurs automatiques pour diriger les appelants vers la personne ou le service approprié. Une personne, en appelant le numéro de téléphone d’une entreprise, peut recevoir un message d’un répondeur automatique lui demandant d’appuyer sur un certain numéro ou symbole sur son téléphone en fonction de la raison pour laquelle elle appelle. Alors qu’un répondeur automatique peut être très utile à de telles fins, beaucoup trouvent que de tels systèmes sont trop compliqués et déroutants. Il faut souvent naviguer dans des menus téléphoniques complexes et récursifs avant d’être dirigé vers un opérateur humain.
L’utilisation généralisée des téléphones portables a quelque peu réduit la demande de répondeurs automatiques. La plupart des fournisseurs de services de téléphonie mobile proposent un service de messagerie vocale qui offre toutes les fonctionnalités d’un répondeur automatique sans avoir besoin d’un appareil connecté au téléphone. De nombreuses personnes utilisent des téléphones portables comme téléphones principaux et, en tant que tels, n’ont pas besoin d’un répondeur automatique. Indépendamment de cette tendance, les nouveaux répondeurs sont toujours plus petits, plus faciles à utiliser et avec des options de stockage et d’enregistrement plus efficaces.