Un répondeur numérique, parfois aussi appelé « répondeur numérique », est un appareil électronique qui est connecté à un téléphone fixe dans le but d’enregistrer et de stocker les messages des appelants. L’appareil répondra aux appels entrants, généralement après un certain nombre de sonneries, et demandera ensuite aux appelants de laisser un message. Il les enregistre sur une puce numérique, gardant une trace de la date et de l’heure exactes de chaque appel. Les propriétaires peuvent souvent accéder à distance aux messages stockés, soit en appelant l’appareil, soit parfois via un site Internet dédié, et ils peuvent presque toujours être lus sur l’appareil lui-même. Les répondeurs numériques sont courants à la maison et au bureau, et ils peuvent généralement être configurés avec plusieurs boîtes aux lettres pour différents utilisateurs.
Mécanique de base
La technologie impliquée est généralement assez simple. Certains combinés téléphoniques et stations de base sont équipés d’un répondeur numérique déjà intégré, auquel cas il suffit à l’utilisateur de le configurer. Les appareils peuvent également souvent être achetés indépendamment. Dans ces cas, la machine doit être branchée à la fois à une source d’alimentation et à la ligne téléphonique, soit directement, soit via une prise sur la station de base du téléphone lui-même.
Une puce numérique est intégrée à l’appareil et c’est là que les messages sont stockés. La plupart des premiers répondeurs enregistraient des messages sur bande, qui pouvaient ensuite être rembobinés, rejoués et enregistrés à maintes reprises. Le système numérique supprime le besoin de bande et fournit généralement un service de stockage de messages plus fiable. Il est généralement beaucoup plus difficile de remplir ce type de boîtes aux lettres, bien que cela soit possible. Dans ces cas, le problème n’est pas à court de bande, mais à court de mémoire. Les personnes qui ont ce problème recherchent souvent des modèles avec plus de mémoire ou des moyens d’améliorer la capacité de la puce dont elles disposent déjà.
Comment il est utilisé
Les gens peuvent utiliser des répondeurs numériques à la fois à la maison et au bureau ou en entreprise. Dans les deux cas, l’utilisateur peut généralement enregistrer un message d’accueil personnalisé que les appelants entendront avant de pouvoir laisser un message ou le système de répondeur fournira un certain nombre de choix de messages d’accueil standardisés. Les systèmes à usage domestique sont souvent livrés avec un certain nombre de combinés avec des stations de base plus petites qui peuvent être utilisées dans la maison.
De nombreuses unités ont la capacité de créer différentes boîtes aux lettres pour différents utilisateurs. Par exemple, un appelant peut être invité à appuyer sur un pour laisser un message à Jim ou à appuyer sur deux pour laisser un message à Jessica. Ce type de répondeur peut être avantageux pour les familles nombreuses dont les membres reçoivent chacun de nombreux messages, ou pour les petites entreprises ne comptant qu’une poignée d’employés. Certains ne peuvent être utilisés qu’avec une seule ligne téléphonique, mais d’autres peuvent accepter les appels entrants provenant de deux ou plusieurs lignes individuelles.
Au bureau, le répondeur est souvent appelé « messagerie vocale » et englobera probablement tout le bureau. Les employés ont généralement chacun leur propre boîte aux lettres numérique qui est le plus souvent accessible avec un numéro de poste dérivé du numéro de téléphone principal de l’entreprise. Les employés sont souvent invités à enregistrer leurs propres messages d’accueil et à vérifier régulièrement les messages de leurs téléphones individuels, parfois en composant leurs propres extensions ou en écoutant la station de base.
Récupération des messages
Les répondeurs numériques indiquent généralement les nouveaux messages par un bip sonore, une lumière clignotante ou un numéro lumineux indiquant le nombre de messages en attente. Le moyen le plus simple de les entendre est d’appuyer sur le bouton intitulé « play » sur l’appareil, mais ce n’est généralement pas la seule option. De nombreux répondeurs sont accessibles à distance en appelant simplement son propre numéro de téléphone et en entrant un code prédéfini. Le système lira ensuite les messages par téléphone tout en les gardant stockés sur la machine pour un accès ultérieur. Selon la configuration du système, les utilisateurs peuvent également afficher et filtrer les messages en attente à partir d’un site Web dédié.
Distinguer la messagerie vocale cellulaire
Il peut y avoir une certaine confusion entre les répondeurs numériques et les programmes connus sous le nom de « messagerie vocale numérique », qui sont courants chez de nombreux opérateurs de téléphonie mobile et cellulaire. Les téléphones portables sont souvent livrés avec l’option de services de messagerie vocale, mais ce ne sont généralement pas de vrais systèmes numériques, car ce ne sont pas des technologies indépendantes. Ce sont plutôt des facettes du service téléphonique de base. Ces types de messages sont généralement stockés soit dans le cloud, soit chez le fournisseur de services, et ne sont généralement pas aussi permanents.