Un secrétaire de direction est une personne qui travaille comme assistante administrative pour un cadre supérieur. Ce n’est généralement pas un poste de secrétaire d’entrée de gamme. En règle générale, ce travail nécessitera de nombreuses années d’expérience en tant que secrétaire pour des fonctionnaires principalement de haut rang. Les fonctions d’un secrétaire exécutif peuvent s’étendre à celles d’un secrétaire traditionnel. Bien que l’expérience puisse être un facteur contributif, certains employeurs peuvent exiger une formation collégiale pour obtenir ce poste.
L’obtention du diplôme d’études secondaires est généralement le moins d’éducation acceptable pour travailler en tant que secrétaire de direction. Pendant ses études secondaires, l’individu peut avoir excellé dans les cours liés aux affaires et à l’informatique. Comme le domaine des secrétaires de direction peut être compétitif, l’obtention d’un diplôme universitaire peut donner à un individu un certain avantage pour obtenir un emploi. Certaines personnes peuvent choisir de poursuivre un diplôme d’associé de deux ans, tandis que d’autres peuvent opter pour un baccalauréat de quatre ans. De nombreuses personnes à la recherche de ce poste peuvent s’inscrire à un programme lié aux affaires, comme l’administration des affaires, la gestion d’entreprise ou l’administration de bureau.
Dans la plupart des cas, le secrétaire de direction est le bras droit d’un cadre supérieur d’une entreprise ou d’un établissement. Le secrétaire est bien souvent le moteur en coulisses, assurant le bon fonctionnement de l’entreprise au quotidien. Il existe de nombreuses tâches effectuées par un assistant de direction dans ce poste. Certaines des tâches les plus courantes de ce type de secrétaire peuvent inclure la saisie de lettres au nom de son patron, la création de formulaires, la compilation de feuilles de calcul et la prise de messages. De plus, le secrétaire peut fournir un soutien administratif à d’autres cadres du département.
Parfois, un secrétaire exécutif peut se retrouver à l’intérieur d’une salle de réunion à faire plus que simplement prendre des minutes. Le secrétaire peut être amené à assister à une réunion en l’absence de son patron et à le représenter. Alors que le secrétaire peut seulement écouter la réunion et prendre des notes pour rendre compte au patron, certains peuvent devoir jouer un rôle actif, comme prononcer un discours ou faire une présentation. Pour cette raison, de nombreux patrons passent beaucoup de temps à former leur secrétaire pour s’assurer que la personne peut assumer un poste de direction si nécessaire en son absence.
Contrairement à la plupart des secrétaires traditionnels, un secrétaire exécutif peut passer du temps à corréler les activités de l’exécutif en dehors du bureau. Certaines secrétaires seront chargées d’organiser le voyage de leur patron. Cela peut inclure la planification de vols, la réservation d’hôtels et la planification d’un service de voiture. Souvent, le secrétaire peut également fournir une assistance à l’exécutif sur des questions concernant sa vie personnelle. Par exemple, le secrétaire peut planifier des rendez-vous chez le médecin, organiser des dîners et coordonner des réunions en dehors du bureau pour l’exécutif.