Un secrétaire juridique est un assistant administratif spécialisé dans le domaine du droit. Il assiste les avocats en préparant les actes juridiques. Les secrétaires juridiques sont employées dans des cabinets d’avocats ainsi que dans les services juridiques des compagnies d’assurance, des sociétés et des sociétés immobilières. L’achèvement d’un programme de formation d’assistant juridique d’une durée maximale d’un an est une exigence éducative courante pour de nombreux postes de secrétaire juridique.
La transcription et la terminologie juridique sont deux domaines principaux de la formation en secrétariat dans le domaine du droit. Bien que la saisie de documents juridiques et de correspondance soit souvent la tâche principale d’un secrétaire juridique, il ou elle peut également répondre au téléphone, accueillir les clients et prendre des rendez-vous. Dans les grands cabinets d’avocats, une réceptionniste peut effectuer ces tâches tandis que les secrétaires juridiques sont responsables du classement, de la préparation et de la saisie des documents juridiques. Les secrétaires juridiques se spécialisent souvent dans un certain type de droit, comme la famille, les contrats ou les testaments et les successions.
Une saisie rapide et de bonnes connaissances en informatique sont attendues dans la plupart des postes de secrétaire juridique. Une vitesse de frappe d’au moins 60 mots par minute (wpm) est une attente courante. L’utilisation de systèmes de gestion de fichiers et la transcription de la dictée d’un avocat en lettres ou autre correspondance sont effectuées par de nombreux secrétaires juridiques. L’utilisation de technologies telles que la messagerie vocale, les logiciels juridiques et les photocopieurs est une partie typique des journées de travail de la plupart des secrétaires juridiques. Dans les petites entreprises, les tâches comptables peuvent faire partie de la description de poste d’un secrétaire administratif juridique.
Si un secrétaire juridique travaille pour un avocat plaidant, il ou elle peut accompagner l’avocat au tribunal pour prendre des notes pour les dossiers de l’affaire. La plupart des secrétaires juridiques doivent travailler à la fois de manière indépendante et en équipe. Certaines secrétaires recherchent des revues juridiques et des livres de droit pour aider les avocats dans les affaires. La confidentialité du client doit être respectée en tout temps. Le souci du détail et la capacité de donner suite aux affaires juridiques sont d’autres caractéristiques importantes des assistants ou secrétaires administratifs juridiques qui réussissent.
Après plusieurs années, une secrétaire juridique peut être promue à un poste de supervision. Après avoir suivi plus de cours juridiques ou obtenu un certificat ou un diplôme, il ou elle peut être admissible à devenir parajuriste. Les parajuristes diffèrent des secrétaires juridiques en ce sens qu’ils sont chargés de tâches plus liées au droit qu’à l’administration. Par exemple, un avocat peut superviser un parajuriste dans la rédaction de projets juridiques, tandis qu’un secrétaire se contenterait de préparer et de taper les documents. Dans certaines régions, le terme assistant juridique peut prêter à confusion, car il peut désigner un parajuriste ou un secrétaire juridique.