Les copies conformes sont des copies exactes d’un document qui est préparé lorsqu’il n’est pas possible de simplement dupliquer une copie du document original. Essentiellement, cela fait de la copie conforme une recréation de l’original. Pour être ce type de copie, le document doit inclure tous les éléments de l’original, sans aucun changement dans le libellé ou la structure, aussi petits ou insignifiants que puissent paraître les changements.
Une copie conforme peut être utilisée dans un certain nombre de cas. Les systèmes judiciaires autorisent l’utilisation de ces documents et les utilisent souvent à des fins de classement. Lorsque c’est le cas, la copie est tapée et construite exactement comme l’original. De plus, toute annotation manuscrite dans les marges sera également incluse sur le document. Un greffier comparera la copie à l’original pour s’assurer que tous les aspects des deux documents sont identiques, y compris les dates. Si la signature d’un juge apparaît sur l’original, le juge peut également signer la copie conforme ou le nom du juge peut être dactylographié et daté dans les champs appropriés. Une fois que la comparaison est terminée et que le greffier détermine que les documents sont des miroirs les uns des autres, la copie est tamponnée et une date de dépôt lui est attribuée.
Les entreprises utilisent également ce format. C’est souvent le cas lorsque plusieurs départements ont besoin d’accéder à des contrats et à d’autres documents importants. Les documents originaux signés sont généralement conservés dans un endroit sécurisé, tandis qu’une ou des copies conformes sont mises à disposition pour une utilisation générale parmi les différents départements de l’organisation. Cette approche garantit qu’il y a toujours une copie du document original signé en main, mais permet un accès généralisé aux termes et conditions d’un document donné à ceux qui ont besoin de cette information pour aider les clients ou effectuer leurs tâches liées au travail.
La même personne qui a servi de signataire sur le document original peut signer une copie conforme. Si cela n’est pas possible ou pratique, le nom de la personne peut être inscrit dans le champ de signature. De la même manière, il est possible de certifier ou de légaliser une copie conforme. Cependant, cette action est généralement considérée comme inutile.