La conformité des fournisseurs ou des fournisseurs est un terme qui se rapporte aux politiques et procédures que les fournisseurs acceptent de suivre afin de gagner et de maintenir l’activité d’un client. L’idée derrière ce type de conformité est de s’assurer que le vendeur et le client ont une compréhension claire des responsabilités que chacun assume dans le cadre de la relation de travail. Pour le vendeur, cela signifie se conformer à tous les engagements pris dans l’accord contractuel qui régit la relation commerciale, ainsi qu’accepter de suivre les protocoles du client pour le placement et l’exécution des commandes.
Les spécificités de la conformité des fournisseurs varient en fonction du type de client concerné et des besoins spécifiques de ce client. Dans certains cas, la conformité peut se concentrer sur des actions telles que l’acceptation de livrer les commandes dans un certain délai. À d’autres moments, le processus de facturation peut être un élément de la conformité du fournisseur. Par exemple, un cabinet juridique peut exiger qu’un fournisseur de téléconférence fasse toujours référence à un client et à un numéro de dossier sur la facture pour chaque conférence téléphonique organisée selon les termes de l’accord.
Dans le cadre du processus de sélection des fournisseurs, les clients et fournisseurs potentiels ont la possibilité d’évaluer les besoins du client et de les comparer aux capacités du fournisseur ou du prestataire. Au cours de cette phase de l’enquête de conformité du fournisseur, l’objectif est de déterminer si l’établissement d’une relation entre les deux serait mutuellement bénéfique. En supposant que le vendeur propose les produits dont le client a besoin à des prix considérés comme raisonnables par le client, peut livrer ces produits selon les conditions définies par le client et peut fournir le type de détail de la facture et les conditions de paiement que le client désire, il existe un de bonnes chances que les deux entités puissent établir une relation satisfaisante qui peut durer sur le long terme.
Les clients ont généralement mis en place un certain type de processus de gestion des fournisseurs qui facilite l’évaluation du degré de conformité des fournisseurs qui se produit au fil du temps. Cette approche de gestion est importante, car les chances dans les politiques et les procédures de la part du fournisseur peuvent réduire le niveau de conformité, ce qui oblige à commencer à rechercher de nouveaux fournisseurs. La surveillance de la conformité des fournisseurs peut également mettre en évidence qu’un fournisseur particulier se conforme systématiquement aux termes de l’accord de travail entre les deux entités, un facteur qui peut inciter le client à fournir encore plus de volume d’affaires à ce fournisseur, ainsi qu’à augmenter les chances de recommander le fournisseur à d’autres.