Une balance à lettres, parfois appelée balance postale ou balance postale, pèse le courrier afin de déterminer le montant exact d’affranchissement requis. Les pèse-lettres sont disponibles avec une variété de fonctionnalités pour un usage professionnel ou personnel. Surtout lorsqu’elle est combinée à une machine à affranchir, une balance à lettres peut économiser de l’argent sur les frais de port et réduire la quantité de travail humain nécessaire pour poster le courrier avec précision.
Il existe deux types de base de pèse-lettres : manuel et numérique. Les balances manuelles, également appelées balances mécaniques, sont généralement moins chères, mais elles obligent l’utilisateur à lire le poids à partir d’une aiguille mécanique. Ils peuvent également nécessiter un réétalonnage manuel périodique.
Les pèse-lettres numériques ou électroniques ont gagné en popularité depuis les années 1990. Ceux-ci donnent une lecture numérique, réduisant la probabilité d’erreur humaine. Certains calculent également automatiquement le montant des frais postaux requis à l’aide des tarifs téléchargés sur Internet.
Pour calculer le montant d’affranchissement requis, l’utilisateur peut peser la lettre sur la balance. Il ou elle peut trouver le tarif en vigueur pour le courrier postal et calculer le coût en conséquence. Par exemple, aux États-Unis en 2011, le tarif pour le courrier domestique de première classe était de 0.44 dollar américain (USD) pour la première once (28.3 g), puis de 0.17 USD pour chaque once (28.3 g) par la suite. Sur la base de ces tarifs, une lettre de 3 onces (85 grammes) nécessiterait 0.78 USD de frais de port.
L’utilisation de cette méthode pour calculer les frais d’affranchissement peut faire économiser de l’argent à l’utilisateur en l’empêchant de surestimer le montant d’affranchissement nécessaire. Par exemple, quelqu’un qui envoie une lettre de 3 onces (85 grammes) peut savoir qu’elle est trop lourde pour un seul timbre de 0.44 USD et mettre deux timbres sur l’emballage, pour un total de 0.88 USD en frais de port. L’utilisation d’une échelle de lettres pour obtenir la mesure réelle permettrait d’économiser 0.10 USD dans ce cas.
Pour un usage domestique ou professionnel à faible volume, une simple balance à lettres est généralement suffisante, mais certaines entreprises peuvent bénéficier de balances dotées de fonctionnalités supplémentaires. Des modèles plus grands sont disponibles et peuvent peser du courrier en vrac ou des colis lourds. La plupart des balances industrielles se connectent facilement à un compteur postal, qui calcule et imprime ou tamponne automatiquement le montant d’affranchissement approprié, éliminant ainsi le besoin de rechercher et de calculer les tarifs postaux. Le service postal peut alors facturer l’entreprise en fonction du montant des frais de port utilisés au cours d’un mois donné. D’autres modèles peuvent comparer les prix de divers facteurs commerciaux pour trouver le meilleur tarif ou calculer les tarifs pour différentes classes de livraison du courrier.