Une écriture de journal est une transaction comptable qui enregistre des informations financières dans le grand livre comptable d’une entreprise. Les grands livres comptables sont souvent constitués de divers journaux. Les types de journaux comptables peuvent inclure le général, les ventes, les achats, les encaissements et les décaissements. Le journal général contient toutes les informations financières de l’entreprise, y compris les totaux agrégés des autres journaux. Chaque écriture de journal enregistrée par l’entreprise contient généralement un débit et un crédit, basés sur le système traditionnel de comptabilité en partie double utilisé dans le monde entier.
Les informations sur les écritures de journal comprennent généralement les numéros de compte, une brève description de la transaction, le montant en dollars et un numéro de référence spécifique. Ces informations détaillées aident les entreprises à suivre les informations financières enregistrées dans les divers journaux comptables de l’entreprise. Traditionnellement, les écritures de journal répertorient d’abord tous les débits, suivis des crédits. Ce format crée une présentation claire des informations financières incluses dans l’entrée. Les feuilles du grand livre des écritures de journal peuvent également inclure les initiales du ou des comptables qui ont validé l’écriture ou les écritures de journal. Ces informations fournissent aux responsables comptables une piste d’audit précise lors de l’examen des écritures de journal pour en vérifier l’exactitude et la validité.
Plusieurs types d’écritures de journal peuvent être utilisées par les entreprises. Les écritures de journal peuvent inclure une entrée de base, une écriture contre-passante, une écriture récurrente et une écriture d’ajustement. Les écritures de base représentent généralement l’enregistrement initial d’informations financières spécifiques. Ces écritures peuvent être enregistrées au fur et à mesure des transactions financières ou à la fin d’une période comptable. Les entreprises mettent généralement en place une politique de compte pour déterminer quand les écritures de base seront enregistrées. L’enregistrement des écritures de base du journal dépend du nombre d’écritures, de la taille de l’entreprise et de la rapidité avec laquelle les entreprises doivent enregistrer les informations financières.
Les écritures inversées peuvent être utilisées pour corriger les écritures de base qui ont été enregistrées de manière inexacte par un comptable. Ce type d’écriture peut également mettre en place des régularisations ou des reports qui doivent être contrepassés à une période future. Les entreprises peuvent accumuler ou reporter des revenus, des dépenses ou d’autres informations financières sur la base de directives comptables. Les entreprises utilisant un logiciel de comptabilité automatisé configurent souvent des écritures inversées à l’aide de la fonction de délai du logiciel.
Les écritures de journal récurrentes enregistrent généralement les mêmes informations chaque mois dans le système comptable d’une entreprise. Ces entrées peuvent être configurées à l’aide d’un modèle standard qui comprend les numéros de compte et d’autres informations générales pour l’entrée de chaque mois. Les seules informations qui changent dans une écriture de journal récurrente sont les chiffres financiers.
Les écritures de régularisation sont utilisées pour corriger les chiffres financiers ou les comptes du grand livre utilisés dans l’écriture de journal de base. Ces écritures peuvent également être utilisées pour corriger des écritures de journal enregistrées dans le mauvais journal par des comptables, ou toute information qui doit être corrigée à une date postérieure à l’enregistrement de l’écriture de base.