Une procédure de recouvrement décrit clairement les politiques et procédures qu’une entité prend pour recouvrer les créances en cas de non-paiement. Dans certaines régions, des organisations telles que les universités, les agences fiscales et les services publics doivent fournir des informations sur leurs procédures de collecte aux membres du public à des fins d’information. Ces politiques créent également un système que les employés doivent suivre lorsqu’ils traitent les dettes et représentent l’entreprise dans les négociations avec les débiteurs. Ils peuvent être publiés dans les manuels des employés et autres documents internes.
Ces documents peuvent commencer par une discussion des conditions de base, comme un accord de remboursement net 90 pour les débiteurs. En vertu de ces conditions, les gens disposent d’un délai défini pour recevoir leurs factures et les payer, les contester ou négocier un plan de paiement. S’ils ne répondent pas, l’entreprise peut engager une procédure de recouvrement pour récupérer l’argent. L’étendue de l’activité de recouvrement peut dépendre de la nature de la créance; Les autorités fiscales, par exemple, peuvent être en mesure de saisir des biens et de les vendre aux enchères pour couvrir les impôts impayés.
Dans le cadre de la procédure de recouvrement, les débiteurs doivent recevoir des avis fournissant des informations sur la dette, les intérêts et frais applicables et le lieu de paiement direct. S’ils répondent, l’entreprise peut passer à la phase suivante, soit le recouvrement intégral de la dette ou la création d’un plan de paiement. Lorsque les débiteurs ne répondent pas aux demandes de paiement, l’entreprise peut être en mesure d’intenter une action en justice pour recouvrer les fonds. Il peut également mener une enquête pour localiser les débiteurs disparus et identifier les biens susceptibles de faire l’objet d’une saisie, s’il est autorisé à exercer une activité de saisie.
Des procédures de recouvrement clairement établies peuvent protéger une entreprise de toute responsabilité légale. S’il traite tous les débiteurs sur un pied d’égalité, il ne peut être accusé de pratiques discriminatoires. Le fait d’avoir mis en place des politiques permet aux employés de les suivre attentivement et de manière neutre avec tous les débiteurs, plutôt que d’utiliser leur propre jugement. La documentation peut également être utile en cas de litige, car l’entreprise peut démontrer qu’elle a respecté la loi et suivi les procédures internes lorsqu’elle a traité une affaire.
Ceux qui ont des questions sur la procédure de collecte peuvent demander à voir la documentation et peuvent demander une explication de tous les composants qu’ils ont des difficultés à comprendre. Avant de contracter une dette, il peut être conseillé de revoir tous les termes et conditions, y compris les divulgations de la procédure de recouvrement. Cela peut fournir des informations importantes sur ce que les gens doivent faire lorsqu’ils craignent de ne pas être en mesure de payer.