Un relevé de notes est un enregistrement des performances et de l’histoire d’un étudiant dans une institution académique particulière. Les relevés de notes sont utilisés à diverses fins et ils apparaissent le plus souvent lorsque les étudiants postulent pour des opportunités d’enseignement avancé et que le comité d’admission demande des relevés de notes. Pour obtenir une copie d’un relevé de notes, un étudiant peut déposer une demande de relevé de notes auprès du registraire de son école.
Au minimum, le relevé de notes comprend le nom de l’étudiant au moment de la participation, ainsi que les dates de participation, tous les cours que l’étudiant a suivis, les notes qu’il a reçues, le diplôme décerné et la moyenne cumulative de l’étudiant (GPA ). Les relevés de notes peuvent également indiquer les distinctions académiques reçues, le classement de la classe et d’autres notes susceptibles d’intéresser les personnes examinant le relevé de notes.
Lorsqu’un étudiant se retire d’un cours ou reçoit une note incomplète, cela sera reflété sur le relevé de notes. Si un étudiant est placé en probation académique ou est autrement discipliné, cela peut également être inclus dans les relevés de notes. Les relevés de notes peuvent également inclure des notes pour indiquer que l’étudiant a déposé une demande de renouvellement académique pour effacer les mauvaises notes du dossier.
Dans le cas des écoles qui fournissent des évaluations narratives des instructeurs, un relevé de notes peut devenir très long et compliqué. Dans les écoles où ce n’est pas une option, le document est beaucoup plus bref. Les évaluations narratives sont un sujet de controverse dans certaines écoles, certaines personnes affirmant qu’elles fournissent une image plus complète d’un élève qu’une liste de notes, tandis que d’autres suggèrent que la lecture des évaluations narratives prend du temps et que les élèves peuvent souffrir en tant que résultat lorsque les communautés d’admission jettent un coup d’œil sur ces évaluations plutôt que de prendre le temps de les examiner.
Les étudiants peuvent recevoir des relevés de notes officiels ou non officiels. Les relevés de notes non officiels sont simplement des imprimés du dossier de l’élève, sans sceau de l’école, et ils sont généralement utilisés à titre de référence personnelle. Les relevés de notes officiels sont tamponnés par le registraire pour indiquer qu’ils sont complets, et ils peuvent également être fournis sous forme scellée. Si le sceau est brisé, les transcriptions ne sont plus valides. Les relevés de notes officiels sont généralement demandés par les comités d’admission et les employeurs afin que les étudiants ne soient pas tentés de falsifier leurs dossiers académiques.
Certaines écoles peuvent fournir des relevés de notes gratuitement, parfois avec une limite à vie pour les relevés de notes gratuits. D’autres facturent des frais minimes pour générer les documents et les envoyer par la poste. Lorsque les étudiants déposent une demande de relevé de notes, ils doivent inclure leurs noms au moment de la participation, leurs dates de présence, leurs numéros d’identification d’étudiant, l’adresse à laquelle le relevé de notes doit être envoyé et s’il doit être officiel ou non. La demande doit également être signée par l’étudiant.