On dit qu’une chose a une valeur durable lorsqu’elle a une signification historique ou une autre forme de valeur qui devrait durer longtemps dans le futur. Alors que de nombreux documents artistiques ont une valeur durable, y compris les manifestes d’artistes et les œuvres littéraires, ce terme est également souvent utilisé pour les documents juridiques et commerciaux. Les raisons de conserver un document sont variées, mais elles impliquent généralement le document contenant des informations nouvelles, révolutionnaires ou susceptibles d’être utiles à l’avenir. En moyenne, les documents à valeur durable représentent moins de 5 % de tous les documents créés. Les organisations responsables des documents ne déterminent normalement pas quels documents ont de la valeur ; cela est généralement laissé aux archivistes.
On peut dire que de nombreux types de documents ont une valeur durable. Bien que ce terme puisse être utilisé pour les œuvres littéraires et les dessins, il est plus couramment utilisé pour les documents commerciaux et juridiques. Ces documents sont rarement choisis pour leur valeur juste après leur fabrication ; les archivistes attendent généralement plusieurs années pour voir dans quelle mesure leurs effets sont durables pour déterminer si ces documents ont une réelle valeur archivistique.
Les documents ordinaires ne sont pas considérés comme ayant une valeur durable ; seuls les documents extraordinaires sont archivés en permanence pour une utilisation et une recherche ultérieures. Il y a plusieurs raisons à cela, mais c’est généralement parce que les documents contiennent des informations indispensables ou révolutionnaires. Par exemple, les documents juridiques qui détaillent une décision de justice qui a radicalement changé la façon dont les autres tribunaux voient la question en question seraient considérés comme ayant une valeur durable ; les documents juridiques relatifs à une affaire judiciaire courante ne seraient pas considérés comme ayant une valeur durable.
Très peu de documents sont considérés comme ayant une valeur durable, car la plupart des documents détaillent des événements communs qui, bien qu’utiles pour l’entreprise ou le bureau qui fabriquent les documents, ne le sont pas pour le monde en général. En moyenne, moins de 5 % de tous les documents créés sont considérés comme ayant une valeur archivistique. D’autres documents peuvent être archivés par une entreprise pendant plusieurs années, mais ils sont généralement détruits lorsqu’ils ne sont plus utiles. Même si l’établissement conserve les documents en permanence archivés, ils ne sont considérés comme ayant une valeur permanente que si un établissement d’archivage s’accorde sur leur valeur.
Alors que l’établissement responsable d’un document peut être en mesure de l’élire pour une valeur durable, cela est rare. Les archivistes sont généralement chargés de trouver et de déterminer quels documents sont utiles pour l’avenir. Une équipe d’archivistes prend généralement cette décision après avoir examiné les informations d’un document, son effet durable et si le document est le premier à détailler les informations précieuses. Certains documents qui ne sont pas les premiers à rapporter des informations précieuses sont archivés, mais ils ne sont généralement pas considérés comme précieux.
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