Ao escrever uma carta comercial, voc? deve usar um tom de conversa??o e formata??o adequada, e deve ser breve. Planeje sua carta antes de escrever, listando as principais ?reas ou assuntos a serem inclu?dos, bem como quaisquer incidentes ou detalhes espec?ficos. Em seguida, determine uma ordem l?gica para resolver os problemas. Consulte brevemente qualquer correspond?ncia ou conversa??o anterior no primeiro par?grafo e v? direto ao objetivo da carta comercial. Indique claramente qualquer a??o de acompanhamento no par?grafo final.
Tom
Use um tom agrad?vel, especialmente se a carta comercial contiver a??o negativa ou resposta negativa. Indique a aprecia??o de como o destinat?rio o ajudou, se aplic?vel. No par?grafo final, agrade?a ao destinat?rio por seu tempo, considera??o ou esfor?o. Sem ser muito pessoal, tente usar um tom amig?vel e compassivo para cartas comerciais. Se voc? ou sua empresa cometeram um erro, seja franco ao admitir a falha.
Para evitar a tend?ncia de escrever muito formalmente em uma carta comercial, use contra??es como as que s?o comumente usadas na fala. Al?m disso, inclua pronomes pessoais – como “eu”, “n?s” e “nosso” – em vez de escolhas mais formais, como “a empresa”. Ser conciso. Por exemplo, em vez de escrever “Estamos recebendo sua correspond?ncia referente a …”, simplesmente escreva “Recebemos …”. Frases muito formais s?o mais apropriadas em certos tipos de documentos legais ou correspond?ncia do que em simples cartas comerciais.
formato
Use o formato adequado para uma carta comercial. O estilo de bloco ? o mais simples. Em uma letra no estilo de bloco, todas as partes come?am na margem esquerda, sem recuos.
Ordem dos componentes principais
Se voc? usa papel timbrado com sua empresa ou nome pessoal impresso na parte superior, n?o precisa digitar seu nome e endere?o. Se voc? n?o estiver usando papel timbrado, digite seu endere?o na parte superior da p?gina. Evite usar papel de carta ou papel colorido para a maioria das cartas comerciais.
Cerca de tr?s a 10 linhas ap?s o endere?o ou abaixo da impress?o em papel timbrado, digite a data e especifique o m?s. Quatro linhas abaixo da data, digite o endere?o interno. O endere?o interno cont?m o nome completo, endere?o, cidade e c?digo postal do destinat?rio, cada um em uma linha separada. Deixe uma linha em branco entre a linha final do endere?o e a sauda??o. A sauda??o geralmente est? no formato “Prezado Sr. Smith” ou “Prezada Sra. Jones” – usando o sobrenome real do destinat?rio em vez desses exemplos, ? claro – seguida por dois pontos.
Uma ?nica linha em branco separa cada par?grafo da carta. Digite um fechamento, como “Atenciosamente, seu” ou “Atenciosamente”. Use uma v?rgula ap?s o fechamento.
Deixando tr?s ou quatro linhas em branco para uma assinatura, digite seu nome. Coloque o seu cargo, se desejado, abaixo do seu nome. Se voc? incluir anexos ou gabinetes em sua carta comercial, digite a palavra apropriada – ?Anexo? ou ?Gabinete? – ap?s uma linha em branco abaixo do nome ou t?tulo digitado.
Revis?o
Verifique sua carta comercial depois de escrev?-la para verificar se tudo est? correto e completo, incluindo todas as datas e todos os valores monet?rios. Revise a carta quanto a erros tipogr?ficos ou gramaticais. Pe?a a algu?m que leia sua carta antes de envi?-la e n?o esque?a de assinar a carta com uma caneta de tinta azul ou preta.
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