Ao escrever uma carta comercial, você deve usar um tom de conversação e formatação adequada, e deve ser breve. Planeje sua carta antes de escrever, listando as principais áreas ou assuntos a serem incluídos, bem como quaisquer incidentes ou detalhes específicos. Em seguida, determine uma ordem lógica para resolver os problemas. Consulte brevemente qualquer correspondência ou conversação anterior no primeiro parágrafo e vá direto ao objetivo da carta comercial. Indique claramente qualquer ação de acompanhamento no parágrafo final.
Tom
Use um tom agradável, especialmente se a carta comercial contiver ação negativa ou resposta negativa. Indique a apreciação de como o destinatário o ajudou, se aplicável. No parágrafo final, agradeça ao destinatário por seu tempo, consideração ou esforço. Sem ser muito pessoal, tente usar um tom amigável e compassivo para cartas comerciais. Se você ou sua empresa cometeram um erro, seja franco ao admitir a falha.
Para evitar a tendência de escrever muito formalmente em uma carta comercial, use contrações como as que são comumente usadas na fala. Além disso, inclua pronomes pessoais – como “eu”, “nós” e “nosso” – em vez de escolhas mais formais, como “a empresa”. Ser conciso. Por exemplo, em vez de escrever “Estamos recebendo sua correspondência referente a …”, simplesmente escreva “Recebemos …”. Frases muito formais são mais apropriadas em certos tipos de documentos legais ou correspondência do que em simples cartas comerciais.
formato
Use o formato adequado para uma carta comercial. O estilo de bloco é o mais simples. Em uma letra no estilo de bloco, todas as partes começam na margem esquerda, sem recuos.
Ordem dos componentes principais
Se você usa papel timbrado com sua empresa ou nome pessoal impresso na parte superior, não precisa digitar seu nome e endereço. Se você não estiver usando papel timbrado, digite seu endereço na parte superior da página. Evite usar papel de carta ou papel colorido para a maioria das cartas comerciais.
Cerca de três a 10 linhas após o endereço ou abaixo da impressão em papel timbrado, digite a data e especifique o mês. Quatro linhas abaixo da data, digite o endereço interno. O endereço interno contém o nome completo, endereço, cidade e código postal do destinatário, cada um em uma linha separada. Deixe uma linha em branco entre a linha final do endereço e a saudação. A saudação geralmente está no formato “Prezado Sr. Smith” ou “Prezada Sra. Jones” – usando o sobrenome real do destinatário em vez desses exemplos, é claro – seguida por dois pontos.
Uma única linha em branco separa cada parágrafo da carta. Digite um fechamento, como “Atenciosamente, seu” ou “Atenciosamente”. Use uma vírgula após o fechamento.
Deixando três ou quatro linhas em branco para uma assinatura, digite seu nome. Coloque o seu cargo, se desejado, abaixo do seu nome. Se você incluir anexos ou gabinetes em sua carta comercial, digite a palavra apropriada – “Anexo” ou “Gabinete” – após uma linha em branco abaixo do nome ou título digitado.
Revisão
Verifique sua carta comercial depois de escrevê-la para verificar se tudo está correto e completo, incluindo todas as datas e todos os valores monetários. Revise a carta quanto a erros tipográficos ou gramaticais. Peça a alguém que leia sua carta antes de enviá-la e não esqueça de assinar a carta com uma caneta de tinta azul ou preta.
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