A contratação de uma orquestra profissional é um processo simples que envolve a compreensão da música a ser tocada e o contato com a pessoa ou pessoas que coordenam os eventos da orquestra. A possibilidade de uma pessoa contratar ou não uma orquestra depende da programação do grupo. O indivíduo ou organização contratante também deve poder pagar a taxa que a orquestra cobra pelos ensaios e pelo concerto final.
Quando uma pessoa quer contratar uma orquestra, ela deve primeiro observar a música a ser tocada. Algumas músicas, como a música gravada para orquestra de câmara, não exigem que todos os membros trabalhem normalmente dentro da orquestra. A pessoa que contrata a orquestra deve pagar uma taxa que cubra o tempo de cada músico que acaba tocando, por isso é importante ser preciso sobre o tipo de música no programa da orquestra para que a orquestra possa responder com uma estimativa de taxa e tomar providências. com os jogadores corretos.
Geralmente, uma orquestra tem um gerente ou diretor responsável pela organização das aparências da orquestra, embora alguns diretores exerçam um duplo dever e administrem suas orquestras além de reger. Essa pessoa atua como uma ligação entre o diretor da orquestra, os representantes dos locais de apresentação e a pessoa que contrata a orquestra. O segundo passo a tomar para contratar uma orquestra é entrar em contato com o gerente da orquestra e manifestar interesse em garantir os serviços da orquestra. O gerente da orquestra verifica os eventos já no calendário da orquestra. Se a orquestra é gratuita na data exigida pelo contratante, ele alerta o diretor da orquestra que a orquestra tem uma solicitação de contratação.
Quando o diretor da orquestra souber que alguém quer que a orquestra toque, ele poderá anunciar o convite aos membros da orquestra. Ele então pode perguntar aos membros quantas pessoas seriam capazes de se comprometer com os ensaios e concertos. Se muitos dos membros da orquestra não estiverem disponíveis, o diretor geralmente recusará o convite, mas ele poderá dizer ao gerente que a orquestra estaria disponível em uma data diferente se o indivíduo contratado puder alterar sua programação. Em muitas orquestras profissionais, o diretor toma a decisão executiva de aceitar ou não o convite em nome da orquestra e os membros da orquestra devem ajustar seus próprios horários de acordo, pois os jogadores entendem que sua posição na orquestra exige um compromisso de disponibilidade.
Se o diretor aceitar o convite para a contratação, o indivíduo contratado paga a taxa que a orquestra tiver atualmente. As tarifas podem variar de várias centenas a vários milhares de dólares, dependendo do número de ensaios e shows solicitados e quantos membros da orquestra devem estar presentes. A despesa necessária para contratar uma orquestra é a principal razão pela qual a maioria dos músicos aspirantes não contrata rotineiramente suas próprias orquestras, trabalhando para alcançar um nível de musicalidade profissional que justifique um convite do diretor para se apresentar com a orquestra.
Mesmo que seja caro para uma pessoa contratar uma orquestra, as orquestras facilitam porque querem exposição pública e têm suas próprias despesas para cobrir, como o custo do salário do diretor, espaço para o ensaio, viagens e partituras. Eles freqüentemente dizem aos membros do público como solicitar serviços de orquestra em programas, sites das orquestras e anúncios em publicações relacionadas a artes. Eles geralmente fornecem um URL do site, o número de telefone ou o endereço de e-mail do diretor ou gerente e uma explicação sobre o que e onde a orquestra pode tocar. Existem também alguns sites criados para combinar a contratação de pessoas com as orquestras disponíveis, e os diretores podem optar por listar suas orquestras nesses sites.