A análise de gastos é um método usado pelas empresas para rastrear como o dinheiro está sendo gasto pela empresa, com o objetivo final de diminuir os gastos. As informações sobre fornecedores, compras e pedidos são organizadas e analisadas em busca de padrões. Devido à enorme quantidade de informações envolvidas, a maioria das empresas usa software especializado para realizar análises de gastos.
O processo de coleta e análise de dados é mais difícil do que parece à primeira vista. Para que a análise de gastos seja eficaz, todos os aspectos dos padrões de gastos de uma empresa devem ser levados em consideração. Essas informações geralmente são armazenadas em sistemas discretos de computador em cada divisão da empresa. As divisões podem ser separadas por distância e idioma. Reunir todos esses dados e organizá-los em um formato utilizável requer uma grande despesa de tempo e dinheiro.
Grande parte da complexidade pode ser removida usando o software para facilitar a análise de gastos. O primeiro software de análise de gastos foi criado no início dos anos 2000. Embora ainda seja muito caro, o software elimina a necessidade de trabalho humano e cria uma interface fácil para acessar as informações resultantes.
O software funciona puxando dados dos sistemas existentes de manutenção de registros. Podem ser planilhas simples, dados do armazém ou outras fontes. Esses dados são então limpos, o que significa que a formatação é padronizada, os registros duplicados são mesclados e os detalhes ausentes são encontrados. O software classifica os dados de acordo com os padrões do setor e os padrões especificados pela empresa. Os especialistas em compras podem acessar os dados para relatórios e análises.
Um aspecto importante da análise de gastos é avaliar fornecedores. A análise de gastos pode mostrar quais fornecedores estão obtendo mais dinheiro da empresa. A empresa pode usar essas informações para negociar melhores negócios ou renegociar contratos. A maioria das empresas possui fornecedores preferenciais, fornecedores que oferecem o melhor serviço ou preços reduzidos para compras a granel. A análise pode revelar que os suprimentos ou serviços atualmente comprados de um fornecedor não preferido podem ser comprados de um fornecedor preferido por menos.
A empresa também pode comprar suprimentos ou serviços semelhantes de vários fornecedores. Isso é conhecido como mercadoria fragmentada. É possível economizar dinheiro fazendo uma grande compra de um único fornecedor, em vez de uma série de pequenas compras de vários fornecedores.
A análise de gastos também ajuda a identificar gastos independentes. Isso ocorre quando são feitas compras que não são cobertas pelo contrato. Sem contrato, a empresa cobra o preço total, e não o preço negociado especificado por um contrato permanente com um fornecedor preferencial. Esse tipo de gasto pode custar muito dinheiro à empresa ao longo do tempo.
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