A an?lise de gastos ? um m?todo usado pelas empresas para rastrear como o dinheiro est? sendo gasto pela empresa, com o objetivo final de diminuir os gastos. As informa??es sobre fornecedores, compras e pedidos s?o organizadas e analisadas em busca de padr?es. Devido ? enorme quantidade de informa??es envolvidas, a maioria das empresas usa software especializado para realizar an?lises de gastos.
O processo de coleta e an?lise de dados ? mais dif?cil do que parece ? primeira vista. Para que a an?lise de gastos seja eficaz, todos os aspectos dos padr?es de gastos de uma empresa devem ser levados em considera??o. Essas informa??es geralmente s?o armazenadas em sistemas discretos de computador em cada divis?o da empresa. As divis?es podem ser separadas por dist?ncia e idioma. Reunir todos esses dados e organiz?-los em um formato utiliz?vel requer uma grande despesa de tempo e dinheiro.
Grande parte da complexidade pode ser removida usando o software para facilitar a an?lise de gastos. O primeiro software de an?lise de gastos foi criado no in?cio dos anos 2000. Embora ainda seja muito caro, o software elimina a necessidade de trabalho humano e cria uma interface f?cil para acessar as informa??es resultantes.
O software funciona puxando dados dos sistemas existentes de manuten??o de registros. Podem ser planilhas simples, dados do armaz?m ou outras fontes. Esses dados s?o ent?o limpos, o que significa que a formata??o ? padronizada, os registros duplicados s?o mesclados e os detalhes ausentes s?o encontrados. O software classifica os dados de acordo com os padr?es do setor e os padr?es especificados pela empresa. Os especialistas em compras podem acessar os dados para relat?rios e an?lises.
Um aspecto importante da an?lise de gastos ? avaliar fornecedores. A an?lise de gastos pode mostrar quais fornecedores est?o obtendo mais dinheiro da empresa. A empresa pode usar essas informa??es para negociar melhores neg?cios ou renegociar contratos. A maioria das empresas possui fornecedores preferenciais, fornecedores que oferecem o melhor servi?o ou pre?os reduzidos para compras a granel. A an?lise pode revelar que os suprimentos ou servi?os atualmente comprados de um fornecedor n?o preferido podem ser comprados de um fornecedor preferido por menos.
A empresa tamb?m pode comprar suprimentos ou servi?os semelhantes de v?rios fornecedores. Isso ? conhecido como mercadoria fragmentada. ? poss?vel economizar dinheiro fazendo uma grande compra de um ?nico fornecedor, em vez de uma s?rie de pequenas compras de v?rios fornecedores.
A an?lise de gastos tamb?m ajuda a identificar gastos independentes. Isso ocorre quando s?o feitas compras que n?o s?o cobertas pelo contrato. Sem contrato, a empresa cobra o pre?o total, e n?o o pre?o negociado especificado por um contrato permanente com um fornecedor preferencial. Esse tipo de gasto pode custar muito dinheiro ? empresa ao longo do tempo.
Inteligente de ativos.