A contabilidade de fundos é um tipo de estratégia contábil que se concentra mais na prestação de contas do que no rastreamento da geração de lucros. Essa abordagem específica da contabilidade é frequentemente utilizada por entidades que não estão focadas na lucratividade, como organizações sem fins lucrativos ou departamentos e comissões governamentais. Uma das principais características desse método é o uso de vários livros contábeis que documentam o fluxo e o uso de quaisquer fundos que entram na entidade, mas sem a ênfase no rastreamento dos lucros.
A função geral da contabilidade de fundos tem a ver com mostrar onde o dinheiro é gasto. Essa ênfase é uma das razões para a manutenção de vários livros contábeis gerais, em vez das contas de auto-equilíbrio refletidas em um único livro-razão geral, como é comum com entidades que operam com fins lucrativos. Cada um dos livros-razão rastreia o recebimento e o desembolso de recursos conforme eles se relacionam com as atividades associadas a um determinado projeto ou fundo operado pela entidade sem fins lucrativos. Para fins contábeis, cada razão ou fundo individual deve ser reconciliado dentro de si mesmo, completo com relatórios detalhados que apóiam o saldo atual do fundo. Todos os relatórios associados aos diferentes fundos são usados como detalhe de suporte para um relatório cumulativo que é disponibilizado aos membros da organização, bem como aos seus diretores.
Com a contabilidade de fundos, quaisquer doações ou fundos obtidos de subsídios ou dotações são lançados diretamente no livro-razão ou fundo que foi designado pelo contribuinte. Lá, quaisquer despesas relacionadas a esse projeto específico são deduzidas do saldo. Esse arranjo torna muito fácil para a organização sem fins lucrativos relatar atividades a seus constituintes e também a qualquer entidade governamental encarregada de supervisionar as operações da organização sem fins lucrativos.
A abordagem de contabilidade do fundo pode ser muito eficaz quando os relatórios devem ser enviados a mais de uma agência governamental. Por exemplo, se uma instituição de caridade operada localmente receber um subsídio destinado ao fornecimento de refeições para pessoas fechadas, uma doação generosa para apoiar um abrigo para sem-teto e uma doação para a operação de um programa pós-escola, cada um desses projetos provavelmente não funcionará. para a jurisdição de uma agência governamental diferente. Ao criar e manter um livro razão para cada projeto, é possível fornecer sempre a cada órgão de monitoramento uma contabilidade do que foi feito com o dinheiro recebido para apoiar cada programa. Com o uso da contabilidade de fundos, a instituição de caridade local permanece em conformidade com os regulamentos que permitem seu funcionamento e pode demonstrar que os fundos recebidos estão sendo usados da maneira especificada.