O gerenciamento da folha de pagamento é o processo usado pelas empresas para compensar os trabalhadores por seu trabalho. Esse processo também inclui impostos retidos na folha de pagamento, como renda, previdência social e desemprego, além de adereços. Muitas empresas usam um pacote informatizado de negócios ou software de contabilidade para auxiliá-los nessa função comercial. Os gerentes de folha de pagamento e os funcionários do departamento de recursos humanos geralmente mantêm arquivos de funcionários em que a empresa registrou registros para apoiar as deduções retidas no salário do funcionário.
As empresas normalmente desenvolvem sistemas padrão de gerenciamento de folha de pagamento para garantir que todos os funcionários preencham a papelada necessária para trabalhar em uma empresa. Essas informações contêm informações pessoais relacionadas à identificação nacional de um indivíduo, local de residência, documentação da experiência e documentos fiscais. A papelada pode estar relacionada a agências governamentais federais, estaduais ou locais. As empresas devem manter esses documentos em seu sistema de gerenciamento de folha de pagamento o tempo todo em que o funcionário trabalha para a empresa e por vários anos após o término da relação de trabalho.
Muitos pacotes ou aplicativos de software de negócios e contabilidade contêm módulos de folha de pagamento que as empresas podem usar para o gerenciamento da folha de pagamento. Esses módulos podem ajudar a automatizar os sistemas que calculam os impostos sobre as folhas de pagamento e as adições de salários. Atualmente, a maioria dos pacotes de software e aplicativos no mercado permite que as empresas atualizem seus módulos de folha de pagamento sempre que forem feitas alterações nas leis tributárias. Isso economiza o tempo da empresa, especialmente se a empresa tiver vários locais nacionais ou internacionais. Esses módulos também podem ajudar as empresas a separar seus sistemas de gerenciamento de folha de pagamento por classe de trabalhadores, como salário, salário-hora ou outras classificações.
Os empresários devem consultar um advogado para garantir que seus sistemas de gerenciamento de folha de pagamento incluam toda a documentação pertinente para contratar trabalhadores, manter as informações da folha de pagamento e demitir funcionários. A papelada legal envolvida no gerenciamento da folha de pagamento pode rapidamente se tornar tediosa e exigir grandes quantidades de tempo e esforço para se manter em linha reta. Os proprietários que não mantiverem os registros da folha de pagamento atualizados podem sofrer severas penalidades por parte das agências governamentais em relação às informações da folha de pagamento. Isso não apenas pode custar aos proprietários grandes quantidades de capital, mas também pode forçar empresas menores a entrar em falência.
Pequenas empresas ou proprietários com pouca experiência em folha de pagamento podem terceirizar esse processo para terceiros. Embora a terceirização da folha de pagamento não exime totalmente a responsabilidade da empresa, ela pode ajudar os proprietários a evitar a conclusão da maioria da papelada relacionada à folha de pagamento. Os processadores de terceiros também oferecem às empresas a capacidade de realizar verificações de antecedentes ou de crédito de funcionários em potencial, o que pode ajudar a limitar ou proibir problemas futuros de trabalhadores desonestos ou descontentes.
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