O departamento de gestão de viagens corporativas (CTM) de uma empresa gerencia todos os aspectos dos preparativos de viagens dos funcionários da empresa. Os contratos com parceiros de viagens, como cadeias de hotéis, são organizados pelo grupo de gerenciamento de viagens corporativas, e os funcionários devem fazer arranjos para viagens de negócios por meio do departamento de gerenciamento de viagens. As grandes empresas têm departamentos de gestão de viagens corporativas, enquanto as empresas menores tendem a empregar agentes de viagens para fornecer alguns dos mesmos tipos de serviços.
As políticas relacionadas a viagens corporativas geralmente são formuladas pelo grupo de gerenciamento de viagens em conjunto com os departamentos de recursos humanos e finanças. As grandes empresas têm um orçamento anual para despesas de viagem, e o grupo de viagens corporativas deve garantir que o custo total das viagens dos funcionários não exceda o orçamento anual. Alguns grupos de viagens atribuem um orçamento de viagens a cada divisão da corporação, e os gerentes departamentais são responsáveis por supervisionar os preparativos de viagem de seus próprios funcionários.
Um grupo de gerenciamento de viagens corporativas normalmente estabelece laços com empresas que podem fornecer transporte e acomodação para funcionários durante viagens de negócios. Grandes empresas concordam em contratos com várias cadeias de hotéis para garantir que os funcionários possam encontrar hotéis parceiros para se hospedar, independentemente de para onde devem viajar a negócios. As empresas normalmente recebem um desconto significativo para reservas de grupos e taxas com desconto por concordar em trabalhar com determinadas cadeias de hotéis e companhias aéreas. Esses descontos dependem do fato de o grupo de viagens corporativas concordar em conduzir uma determinada quantidade de negócios com cada empresa parceira. Hotéis e companhias aéreas podem interromper os descontos se as empresas fizerem reservas com menos frequência do que o inicialmente acordado.
Os funcionários que precisam viajar para pernoitar são normalmente reembolsados por despesas relacionadas a refeições, lavanderia e lavagem a seco. O grupo de gestão corporativa realiza pesquisas para determinar o custo das refeições e outros serviços em diferentes regiões geográficas e usa essas informações para estabelecer limites de despesas diárias para os funcionários. As empresas só reembolsam despesas que não excedam o limite, embora os funcionários sejam livres para gastar além do limite diário se usarem seus próprios fundos. Alguns grupos de gerenciamento de viagens corporativas fornecem aos funcionários cartões de crédito corporativos, o que permite aos funcionários cobrar despesas diretamente da empresa, em vez de enviar pedidos de reembolso.
Quando as despesas anuais excedem o orçamento declarado, o grupo de gerenciamento de viagens corporativas é responsável por garantir que os funcionários da empresa alterem ou cancelem os planos de viagem para o restante do ano. Muitas empresas exigem que os funcionários realizem reuniões por meio de teleconferências para reduzir custos. Os orçamentos para viagens são revisados anualmente e podem ser aumentados para acomodar o aumento dos preços, mas a maioria das empresas considera as despesas com viagens uma despesa controlável e tende a manter os orçamentos de viagens ao mínimo.