O software de teleconferência é um programa de computador usado para permitir que várias pessoas em diferentes locais ouçam e conversem usando um sistema de telecomunicações. Esse tipo de software geralmente é usado em negócios internacionais, mas também pode ser encontrado em organizações com filiais localizadas em diferentes partes de um país. Existem três tipos de software de teleconferência: áudio, vídeo e multimídia.
O objetivo principal do software de teleconferência é remover as barreiras de comunicação criadas pela distância física. Várias pessoas em locais diferentes podem participar da mesma chamada. O software é muito econômico para grandes organizações e economiza um tempo valioso enquanto melhora a comunicação.
A teleconferência apenas de áudio é a mais comum. Se estiver usando um programa de software interno, todos os participantes da chamada acessam o software discando um número interno. O programa gerencia todos os usuários diferentes e garante a conexão com a conferência correta através do uso de um número de identificação de chamada. Ao usar um provedor de serviços, os participantes costumam discar um número de 1-800 e digitar um número de ID da conferência para ingressar na chamada. A principal diferença está nos custos.
A teleconferência de vídeo tem todos os mesmos recursos que a teleconferência apenas de áudio, mas adiciona um componente visual. Este método é usado em situações em que é vantajoso ver os outros participantes. Todos devem ter uma câmera web ou dispositivo semelhante para atuar como fonte de vídeo. Os participantes geralmente podem modificar a tela para visualizar todos simultaneamente ou apenas a pessoa que está falando.
O software de teleconferência multimídia adiciona funcionalidade de software de computador à experiência. Os participantes da chamada podem acessar um endereço IP (Internet Protocol) específico e permitir que os outros participantes vejam exatamente o que está na tela do computador em tempo real. Esta é uma excelente ferramenta para mostrar recursos de software, compartilhar informações ou demonstrar uma função específica.
Há duas maneiras de gerenciar o software de teleconferência: internamente ou por meio de um provedor de serviços. Empresas muito grandes com uma rede de filiais podem achar que é mais econômico implementar e dar suporte internamente a software de teleconferência. Muitas dessas empresas já investiram em um pacote de software de telecomunicações para gerenciar todas as suas linhas de telefone e fax. Em muitos casos, a teleconferência é um módulo adicional do mesmo software.
Um provedor de serviços externo oferece acesso ao software de teleconferência através de um contrato anual ou de uma taxa por uso. A lista de recursos fornecidos normalmente inclui desde uma chamada básica apenas por telefone até uma teleconferência baseada na Internet para um grande número de pessoas. O custo desse serviço geralmente está atrelado ao número de participantes simultâneos e isso representa a utilização de recursos.
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