Uma teleconferência é uma reunião ou conferência realizada por meio de uma conexão telefônica ou de rede entre participantes em cidades remotas ou locais de trabalho. Existem muitos tipos de teleconferências, com a forma mais simples envolvendo o uso de um viva-voz em cada local para conduzir uma conferência de áudio. Reuniões de teleconferência mais sofisticadas envolvem a troca de áudio, vídeo e dados. O termo teleconferência também pode se referir a um evento ao vivo que é transmitido via satélite para vários locais simultaneamente.
Embora teleconferência seja um termo amplo que inclua uma variedade de opções, o básico para todas as teleconferências envolve o uso de equipamentos de telecomunicações, usuários em vários locais e comunicação colaborativa entre os participantes. A conferência de áudio básica é essencialmente uma chamada de conferência. Os gráficos de áudio, outra forma de teleconferência, permitem que os participantes compartilhem gráficos, documentos e vídeo, além do áudio; e envolve equipamentos adicionais, como tablets, scanners e terminais de dados de voz.
O email é um exemplo comum de uma teleconferência por computador. Através do uso de equipamento adicional, principalmente uma câmera de TV, uma teleconferência de vídeo se assemelha mais a uma reunião presencial, incorporando a capacidade de visualizar os participantes em todos os locais. Muitas empresas possuem uma sala de videoconferência permanentemente equipada com o equipamento necessário.
As muitas vantagens da teleconferência para escolas e empresas incluem a economia de tempo e custos de viagem para levar todos os participantes a um único local. No caso de um assunto urgente, realizar uma teleconferência pode ser muito mais rápido do que marcar uma reunião. Outra vantagem é que, devido à acessibilidade, uma teleconferência permite que grandes grupos de participantes se sintam incluídos nas reuniões e na tomada de decisões. Se necessário, uma escola ou empresa pode criptografar os sinais para garantir a segurança das comunicações durante uma teleconferência.
Ao escolher o equipamento para uma teleconferência, considere vários fatores. Se estiver usando uma câmera web, teste-a com antecedência para determinar se a câmera está a uma distância aceitável. Uma linha telefônica com fio é melhor para maior clareza. Se um telefone sem fio for usado, esteja preparado para alterar as frequências em caso de interferência durante a teleconferência.
Celular e viva-voz devem ser usados como último recurso. Os telefones celulares freqüentemente encontram interferência e os alto-falantes captam o ruído de fundo e geralmente produzem ecos. Os microfones são úteis para reduzir o ruído de fundo.
Uma teleconferência requer regras específicas de etiqueta. Cada participante deve anunciar quando ele ou ela entra e sai de uma teleconferência. Os envolvidos devem falar de forma clara e lenta, evitar fala monótona e descrever qualquer linguagem corporal importante para a conversa. Devido à sensibilidade do equipamento telefônico, os participantes devem evitar ruídos estranhos, como folhear documentos e bater com os dedos ou com um lápis.
Do ponto de vista do engajamento, é útil usar os nomes dos participantes durante a reunião. Varie frequentemente o alto-falante para que a atenção não seja perdida. Peça regularmente feedback ou resposta.
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