A maioria das organizações que utilizam serviços de conferência em áudio opta por contratar os serviços de um provedor confiável de chamadas em conferência. Normalmente, há uma taxa fixa por minuto por conexão com a conferência cobrada ao originador da chamada. No entanto, existe outra opção que pode ser muito útil para organizações sem fins lucrativos e empresas que não conseguem orçar muito dinheiro em serviços de teleconferência. Essa opção é um serviço gratuito de chamada em conferência. Com uma teleconferência gratuita, não há cobranças cobradas ao cliente pela conferência, portanto, não há fatura a pagar. Aqui estão algumas informações sobre como a conferência gratuita funciona e quando o serviço pode ser uma opção viável.
No horário selecionado pelo remetente, os participantes e o host discam para a ponte da conferência e inserem uma senha pré-combinada quando solicitada por uma mensagem automatizada. Todo mundo que digita a senha é roteado para uma chamada em conferência segura, onde todas as partes são livres para interagir verbalmente entre si. Não há saudação ou intervenção do operador. O processo para a teleconferência sem custo é totalmente automatizado.
A primeira coisa a entender sobre a teleconferência gratuita é que ela não é totalmente gratuita. Cada participante terá o custo de fazer uma chamada de longa distância para se conectar à ponte de conferência. As cobranças não aparecerão em uma fatura emitida pelo provedor de chamada em conferência gratuita, mas como uma cobrança pelos minutos gerados na conta telefônica individual de cada participante, com o custo dependendo do tipo de plano de longa distância em vigor. O termo de conferência gratuita é baseado no fato de que o provedor de teleconferência não cobra taxas de instalação ou emite taxas pelo uso de suas linhas. O processo é estritamente uma conexão com uma teleconferência, com efeito uma série de ligações interurbanas que terminam em uma conferência comum.
Os provedores de chamadas em conferência gratuitas podem oferecer esse tipo de serviço por dois motivos. Primeiro, a fonte de receita é a quantidade de tráfego gerado nos troncos ou linhas que terminam nas pontes de conferência. A cada minuto que alguém usa uma de suas linhas para uma reunião, eles geram receita. Segundo, os serviços gratuitos de teleconferência requerem muito pouco em termos de equipamentos e pessoal. Isso significa um custo operacional muito baixo que pode ser facilmente coberto pelo uso consistente de suas instalações.
Obviamente, existem maneiras de tornar a teleconferência totalmente gratuita. Um método é usar um telefone celular para discar para a reunião. Se você normalmente não usa seu banco de minutos permitido de telefone celular durante o período de cobrança, o custo de participação na teleconferência é realmente gratuito. Além disso, se o plano de longa distância para o seu serviço de telefone fixo incluir uma taxa mensal fixa por longa distância ilimitada, você não pagará nada a mais para participar de uma chamada em conferência gratuita.
Os serviços gratuitos de teleconferência têm algumas desvantagens. Por exemplo, as linhas estão disponíveis por ordem de chegada. Se você tiver um grande número de participantes que precisam se reunir para uma teleconferência, não há garantia de que haverá linhas suficientes durante o horário comercial. Além disso, geralmente não há a opção de obter assistência de um operador em caso de ruído de fundo ou algum outro distúrbio durante a chamada em conferência gratuita. Porém, para uma organização que precisa apenas de meia dúzia de linhas durante o horário de pico, um serviço de teleconferência pode funcionar muito bem e ajudar a manter o orçamento intacto ao mesmo tempo.
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