O orçamento de despesas de capital é o processo de estabelecimento de um plano financeiro para compras de ativos de negócios de longo prazo. As empresas criam orçamentos separados para a aquisição de ativos circulantes e ativos de longo prazo. As compras de ativos circulantes afetam apenas um único ano operacional, enquanto as compras de ativos de longo prazo afetam vários anos. Manter os dois tipos separados torna mais fácil para as empresas analisar as implicações fiscais e relatar apenas os itens que têm impacto na situação financeira atual.
O orçamento é uma parte importante da gestão empresarial. Um orçamento é um plano para o futuro que detalha as receitas e despesas esperadas. Operacionalmente, os orçamentos estão atrelados ao ciclo de negócios mais importante: o ano fiscal. A cada ano fiscal, uma empresa deve relatar suas operações para pagar impostos e fazer as divulgações exigidas para reguladores e investidores. Embora uma empresa possa criar um orçamento para refletir qualquer período de tempo, é o orçamento do ano fiscal que é sua ferramenta básica para as operações.
Um orçamento de ano fiscal diz respeito apenas aos ativos e passivos que afetam o ano corrente. Incluir itens que afetam mais de um ano torna difícil avaliar o sucesso financeiro ou o fracasso das operações atuais. Para manter a relevância do orçamento do ano fiscal, os ativos e passivos de longo prazo são contabilizados em orçamentos de especialidades separados. Um dos orçamentos de especialidades mais importantes é o orçamento de capital.
Despesas de capital são compras ou investimentos em ativos de longo prazo, como instalações, equipamentos e pesquisa e desenvolvimento. O financiamento desses itens ocorre em mais de um ano. O orçamento de despesas de capital é o processo de manter um orçamento separado para esses ativos e, frequentemente, um processo de aprovação separado.
Normalmente, o processo de orçamento de despesas de capital inclui a elaboração de um orçamento-mestre para aprovação pela administração ou pelo conselho. Esse orçamento pode abranger dez ou mais anos, dependendo dos ativos envolvidos; reflete os ativos de longo prazo que a empresa possui, está em processo de financiamento e espera adquirir no futuro. O orçamento de despesas de capital frequentemente envolve grandes quantias de dinheiro e decisões que terão um efeito significativo nas operações futuras.
O período de tempo envolvido e o tamanho do investimento em ativos de longo prazo geralmente significam que o orçamento de despesas de capital tem duas fases de aprovação. Um orçamento mestre é aprovado em algum ponto como um plano geral de jogo. À medida que se aproxima do ponto em que os fundos reais serão alocados para fazer uma compra orçada, a alocação individual de fundos deve frequentemente ser aprovada novamente. Às vezes, isso pode resultar no cancelamento de uma despesa de capital esperada. Os governos freqüentemente se encontram na posição de terem aprovado um dispêndio de capital no ano anterior e tendo a decisão revertida em um ano posterior, quando a alocação real é rejeitada por uma administração diferente.