Redução de dados é um termo que se aplica à prática comercial de acumular, analisar e, finalmente, transformar grandes quantidades de dados em uma série de relatórios resumidos. A idéia por trás do processo de redução de dados é fornecer um formato completo, embora um tanto simplificado, que possa ser utilizado com relativa facilidade nas configurações de negócios. Várias abordagens diferentes para o processo podem ser usadas, com a seleção de técnicas e sistemas de redução de dados, dependendo da natureza dos dados e de como esses relatórios resumidos precisam ser estruturados para fornecer uma representação completa e abrangente desses dados.
Uma das principais tarefas de qualquer tipo de esforço de redução de dados é a organização de todos os dados coletados para esse fim. Às vezes, essa parte do processo se concentra em estabelecer algum tipo de ordem para os dados que envolvem priorizar de maneira consistente, usando critérios bem definidos para ajudar na atividade. Dependendo do tipo de dados envolvidos, não é incomum incluir alguns arredondamentos de determinadas figuras para facilitar o trabalho das informações durante o resumo. Finalmente, o arranjo dos dados em tabelas, relatórios colunares ou outros tipos de rotulagem ou formatação pode ser necessário para permitir que os destinatários dos relatórios sigam a logística das informações simplificadas com relativa facilidade.
No passado, o processo de analisar os dados disponíveis e priorizar e organizar as informações em formatos úteis era realizado manualmente. Dependendo da quantidade de dados envolvidos e do público-alvo desses dados, o processo pode levar meses ou até anos. Atualmente, graças à criação de pacotes de software projetados para lidar com dados em vários formatos, os relatórios podem ser preparados em dias ou semanas. A maioria dos tipos de software pode extrair informações de vários bancos de dados diferentes e ajudar no processo de classificação, tornando muito mais fácil e rápido preparar dados simplificados que são úteis e fáceis de entender.
O uso de métodos de edição de dados para simplificar as informações para apresentação em relatórios de fácil leitura é importante para empresas de praticamente qualquer tamanho. Os sistemas de redução de dados utilizados podem ajudar na preparação de relatórios de eficiência e produção que são úteis para os gerentes ou ajudar as forças de vendas a entender melhor a eficácia das campanhas ou procedimentos de vendas atuais exigidos pela empresa. A edição e codificação de dados também podem ser úteis quando se trata de demonstrar aos investidores o potencial associado ao lançamento de um novo produto.
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