A transcrição de documentos converte documentos em papel em um formato digital editável. Isso pode ser feito para facilitar a leitura, a conversão para arquivos digitais ou vários outros motivos. As empresas estão disponíveis para executar essa tarefa por uma taxa, ou as empresas podem lidar com suas necessidades de transcrição internamente. Para certos tipos de documentos, pode ser necessário tratamento especial no processo de conversão devido à natureza ou idade sensível de um documento. Nessas situações, pode ser necessário usar um serviço especializado.
Este processo pode ser feito de várias maneiras. Algumas empresas digitalizam documentos e usam um programa para converter as informações impressas em um formato digital editável. Um técnico revisa a transcrição da máquina para corrigir erros. Isso pode incluir trocas ou substituições de caracteres, campos deslocados e outros problemas que possam surgir. O programa de computador pode aprender com as correções e aplicá-lo a futuras tarefas de transcrição de documentos para reduzir a taxa de erros.
Outra opção é a transcrição manual, na qual um datilógrafo trabalha a partir do documento original ou de um fax de alta qualidade para gerar uma nova cópia digital. Isso pode ser necessário quando os documentos incluem manuscritos apertados ou incomuns com os quais um computador pode ter problemas ou caracteres especiais que não são comumente usados. Documentos históricos em inglês, por exemplo, podem conter vários caracteres não usados no inglês moderno que um computador teria dificuldade em interpretar.
Documentos históricos podem exigir cuidados especiais, porque os transcritores desejam evitar danos ao original. A digitalização e atividades semelhantes podem expor os papéis à luz ultravioleta e devem ser executadas com cuidado para preservar a integridade do original. Os transcriptionists também precisam manter as mãos limpas e podem usar luvas ao manusear o material. A digitalização através da transcrição de documentos pode tornar os registros históricos mais acessíveis aos pesquisadores e ao público em geral; uma instalação pode, por exemplo, carregar cartas históricas em seu site para qualquer pessoa interessada em ler.
A documentação do governo pode ser submetida à transcrição de documentos. Isso pode incluir registros históricos, como dados antigos do censo, bem como documentos mais recentes que não estão disponíveis em formato digitalizado. Pode ser necessário usar um transcriptionist certificado devido à sensibilidade das informações, para garantir que os documentos não sejam alterados quando inseridos em formato digital. As pessoas que planejam usar documentos digitalizados de seu país de origem para atividades como solicitações de cidadania podem querer perguntar a um funcionário do governo sobre as medidas que precisam ser tomadas para validar a transcrição do documento.
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