Uma transcrição é um registro do desempenho e da história de um aluno em uma instituição acadêmica específica. As transcrições são utilizadas para uma variedade de propósitos e costumam surgir quando os alunos solicitam oportunidades educacionais avançadas e o comitê de admissões solicita transcrições. Para obter uma cópia de uma transcrição, o aluno pode registrar uma solicitação de transcrição no registrador de sua escola.
No mínimo, a transcrição inclui o nome do aluno no momento da participação, juntamente com as datas de participação, todas as aulas que ele tirou, as notas que recebeu, o diploma concedido e a média acumulada do aluno (GPA ) As transcrições também podem indicar quaisquer honras acadêmicas recebidas, classificação de turma e outras notas que possam interessar às pessoas que revisam a transcrição.
Quando um aluno se retira de uma aula ou recebe uma incompleta, isso será refletido na transcrição. Se um aluno é colocado em liberdade condicional ou disciplinado, isso também pode ser incluído nos registros de transcrição. As transcrições também podem incluir notas para indicar que o aluno solicitou renovação acadêmica para apagar notas ruins do registro.
No caso de escolas que fornecem avaliações narrativas de instrutores, uma transcrição pode ficar muito longa e envolvida. Nas escolas em que isso não é uma opção, o documento é muito mais breve. As avaliações narrativas são um tópico de controvérsia em algumas escolas, com algumas pessoas argumentando que elas fornecem uma imagem mais completa de um aluno do que uma lista de notas, enquanto outras sugerem que a leitura através de avaliações narrativas é demorada e que os alunos podem sofrer como resultado quando as comunidades de admissão examinam essas avaliações em vez de reservar um tempo para analisá-las.
Os alunos podem receber transcrições oficiais ou não oficiais. As transcrições não oficiais são simplesmente impressões do prontuário do aluno, sem o selo da escola, e geralmente são usadas para referência pessoal. As transcrições oficiais são carimbadas pelo registrador para indicar que estão completas e também podem ser fornecidas em formato lacrado. Se o selo estiver quebrado, as transcrições não serão mais válidas. As transcrições oficiais são geralmente solicitadas pelos comitês de admissão e empregadores, para que os estudantes não fiquem tentados a medicar seus registros acadêmicos.
Algumas escolas podem fornecer transcrições de graça, ocasionalmente com um limite vitalício de transcrições gratuitas. Outros cobram uma pequena taxa pela geração e envio dos documentos. Quando os alunos arquivam uma solicitação de transcrição, eles devem incluir seus nomes no momento da participação, suas datas de participação, seus números de identificação, o endereço para o qual a transcrição deve ser enviada por correio e se deve ou não ser oficial. O pedido também deve ser assinado pelo aluno.